Dans l'article précédent : "Gmail : 11 paramétrages et réglages pour organiser votre messagerie sur votre ordinateur et surtout votre smartphone", je montre comment organiser sa messagerie Gmail sur son ordinateur pour en ressentir les bienfaits sur son smartphone.Lire un article aussi dense et long, c'est bien. Bravo !
Mais ne pas pratiquer, ne pas s'exercer et appliquer ces réglages, c'est un beau gâchis.
Ce qui n'est pas pratiqué s'oublie aussi vite. Quand vous en aurez besoin, vos ne vous rappellerez plus de rien.
Aussi, je vous propose ici de mettre en pratique ces réglages et paramétrages :
Avant de commencer, appliquez le fond d'écran qui vous convient le mieux
Rien de tel qu'un décor agréable qui vous plaît.
1 Regroupez vos adresses mails diverses dans la messagerie Gmail
Gérer tous vos mails dans la même messagerie : c'est le plus pratique.Vos adresses mail seront gérées comme avant : un expéditeur qui vous écrira sur une adresse Orange, par exemple, recevra la réponse que vous aurez faite dans Gmail avec l'adresse de votre messagerie Orange.
Et, si jamais vous n'étiez pas convaincue (ce que je n'imagine vraiment pas), vous pourrez revenir à la situation antérieure.
2 Affichez successivement les différentes catégories de messages affichés dans la colonne de gauche de Gmail (Boîte de réception, Messages suivis, Importants, Messages envoyés...etc..)
Important de vous y retrouvez.Exemple : ne cherchez pas un mail dans la boite de réception (affichée par défaut), un mail que vous avez envoyé ! (Je ne ris pas cela m'arrive encore quelques fois!) ;-((
Si vous voulez rechercher "partout", cliquez sur "Tous les messages"
3 Avant de paramétrer des automatismes, exercez-vous manuellement sur vos mails
Rien de mieux que de faire des tris et des recherches dans ses mails pour s'entrainer à savoir comment les retrouver.
Recherchez dans vos mails :
3.1 Recherchez tous les mails d'une des personnes qui vous en envoient.
3.2 Recherchez tous les mails que vous avez envoyés à une personne
3.3 Recherchez tous les mails qui contiennent un mot caractérisant un sujet précis.
4 continuez manuellement à annoter l'importance ou l'urgence que vous attribuez à vos messages avec les icônes et les signes "Important"
Vous devez vous exercer à l'attribution de ces signes.
Mais au-delà de l'action technique elle-même, vos attributions doivent avoir du sens pour vus !
Vous devez vous faire votre propre idée des catégories que vous voulez attribuer à vos messages.
Il n'y a que vous qui pouvez le faire.
La qualité de votre organisation sera basée sur la pertinence des choix que vous allez faire de l'importance, de l'urgence de vos mails et de la façon dont vous voulez les traiter.
5 S'exercer à définir des marqueurs avec les libellés
Vous pourriez être tentée d'utiliser n'importe quel contenu de libellé pour voir "comment ça marche".Très mauvaise idée !
Non seulement vous perdrez beaucoup de temps à les définir puis les retirer, mais vous ne progresserez rien dans votre organisation.
Quitte à vous tromper (se tromper, c'est apprendre !), choisissez les meilleurs libellés possible.
Les libellés qui vous correspondent le mieux, les plus pertinents, les plus utiles.
Choisissez en peu (pas la peine de se forcer).
Mieux vaut moins mais mieux.
Quelques libellés pour commencer et vous exercer, c'est la meilleure façon de progresser dans votre organisation.
6 Coloriez, modifiez vos libellés
Les couleurs sont un moyen mnémotechnique très fort.Les repères ainsi sont plus faciles à visualiser.
7 Utilisez les libellés comme clés de tri
En cliquant sur un libellé, vous faites apparaître tous les messages qui ont ce même libellé.Dites- vous que c'est une étape de validation manuelle avant d'automatiser, avec des filtres, l'attribution de ces libellés.
Repérez les caractéristiques des mails de chaque catégorie de libellé de façon à les utiliser par la suite dans les filtres.
8 Une autre façon d'utiliser les libellés, c'est de s'en servir comme dossiers d'archivages
Toujours manuellement, vous pouvez glisser-déposer les mails concernés dans les dossiers correspondant aux libellés.Cela correspond à un "archivage".
Par la suite, vous pourrez aussi automatiser cet archivage.
Exercez-vous à archiver et "désarchiver". Constatez ce qui se passe.
9 Automatiser, c'est étendre automatiquement à tous vos mails les traitements que vous avez expérimentés et validés manuellement
Le rangement automatique de tous vos mails ainsi que leur repérage et leur hiérarchisation est en route !la qualité de votre dispositif de classement sera à la mesure des expérimentations et surtout de la réflexion préalable que vous aurez faite aux paragraphes précédents.
Rassurez-vous ce dispositif sera toujours modifiable, et vous pourrez toujours le corriger et le compléter.Aussi, mieux vaut commencer simplement pour résoudre vos plus gros problèmes de tri par un minimum d'organisation plutôt que de vouloir tout résoudre d'un coup.
10 cherchez le meilleur affichage des messages dans l'ordre de vos priorités
Lus et non-lus ne sont pas les seules façons de prioriser vos messages.En effet, certains messages lus doivent être suivis pour que vous les gardiez en vue tant que les questions qu'ils posent ne sont pas résolues.
De même, le repère important vous permettra de hiérarchiser vos messages.
Suivant ce qui vous convient le mieux, vous pouvez faire afficher à Gmail ces catégories de messages dans l'ordre qui vous convient le mieux.
11 Terminez avec la temporisation de l'envoi et le mode conversation
Là encore, adoptez ce qui vous convient le mieux.Et n'oubliez pas, si vous ne l'avez déjà fait de vous inscrire pour recevoir mes conseils régulièrement par mail ainsi que la brochure en pdf :
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