Sauvegardes automatiques non maîtrisées dans votre Cloud ?
Cela arrive souvent et on s'en aperçoit trop tard pour éviter la galère !
Google Drive est le service de stockage de fichiers dans le Cloud. Comment l'utilisez-vous ?
Ce stockage est disponible avec le compte Google comme celui de votre smartphone.
Maîtrisez-en son usage. Ne le laissez pas vous jouer de (mauvaises) surprises !
Cet article et les suivants vont vous aider à mieux comprendre et mieux utiliser le Cloud et organiser vos photos en une bibliothèque d'images dont vous serez fier.
Deux préalables rapides pour mesurer des volumes de données :
Nous devons évaluer les quantités de fichiers dont nous allons parler :
Les volumes de données sont quantifiables en Mo (Mégaoctets), Go (Gigaoctets) et même To (Téraoctets).
Les Ko (Kilooctets) sont des unités ici trop petites pour représenter des volumes de données à prendre en compte.Nous allons parler le plus souvent de Gigaoctets (Go)
Si vous ne voyez pas bien la différence entre Octets, Bits, Kilo, Méga, Giga, Téra, cet article vous explique comment vous y retrouver dans les :
"Unités de mesure de stockage de données.... "pour les Nuls""
Comment visualiser les volumes de données et leur répartition
Vous pouvez, dans votre explorateur de fichiers habituel, faire apparaître le nombre de Mégaoctets ou de gigaoctets de chaque unité de disque ou d'emplacement Cloud utilisés par vos dossiers et vos fichiers.
Vous pouvez aussi faire apparaitre la proportion occupée par les différents volumes.
L'outil que j'utilise et que je vous conseille pour visualiser les fichiers, dossiers et leurs volumes :
WinDirStat est un logiciel gratuit, léger et open source.
Il permet d'analyser l'espace des disques durs de votre ordinateur, des disques durs externes, de vos clés USB et même de votre Cloud si vous y êtes connecté.
Il scanne vos volumes de stockage :
- ces volumes sont représentés comme dans un explorateur de fichiers à gauche
- à droite, les fichiers et des dossiers sont affichés en volume et en pourcentage
- en dessous, les volumes sont représentés sous forme de carte en couleurs.
En cliquant sur les volumes dans une des représentations (explorateur,
Développé par l'université d'Eindhoven aux Pays-Bas au début pour Windows 95, il fonctionne encore sous Windows 10 !
(Mais seulement sous Windows).
Il est téléchargeable sur le site de confiance CCM : "WinDirStat" où il est présenté succinctement.
Par la même occasion, pour votre ordinateur PC, voici comment faire :
Maintenant que vous savez utiliser les unités de mesure de volume des fichiers et que vous vous êtes bien entrainé(e) à expertiser et nettoyer vos disques durs, passons au sujet principal : les sauvegardes dans le Cloud.
15 Go gratuits de Cloud sont associés au compte Google de votre smartphone
Nous allons le voir plus en détail dans cet article et les suivants, ce Cloud va servir à plusieurs choses très utiles et nouvelles (pour celles et ceux qui les découvrent) :- à sauvegarder les fichiers qui sont copiés de votre smartphone dans les serveurs du Cloud de Google
- à les rendre accessibles sur vos autres appareils : ordinateur, tablette, autre smartphone, etc...
Vous pouvez ainsi les récupérer directement dans le Cloud plutôt que de les faire passer par un câble ou une liaison sans fil - à synchroniser ces fichiers sauvegardés. Quand vous les modifiez dans votre ordinateur, vous les retrouverez à jour sur votre smartphone ou votre tablette et vice-versa.
Les sauvegardes automatiques, sont pratiques, à condition de ne pas laisser faire n'importe quoi !
Nous venons de le voir. Le Cloud, c'est-à-dire dans notre cas, les 15 Go dans les serveurs de Google, étend ainsi la mémoire de votre appareil de... 15 Go gratuitement tout en permettant de synchroniser ce contenu avec tous vos autres appareils. Mais attention à votre façon de l'utiliser, ne laissez pas des automatismes sauvegarder à votre insu tout et n'importe quoi et saturer votre réserve gratuite de 15 Go.
Vous devrez alors :
- prendre une option payante pour agrandir votre réserve,
- mais aussi devoir faire le très difficile ménage dans une énorme quantité de fichiers
Voici ce qu'il faut faire pour éviter cela :
15 Go gratuits de Cloud sont associés au compte Google de votre smartphone
Nous allons le voir plus en détail dans cet article et les suivants, ce Cloud va servir à plusieurs choses très utiles et nouvelles (pour celles et ceux qui les découvrent) :
- à sauvegarder les fichiers qui sont copiés de votre smartphone dans les serveurs du Cloud de Google
- à les rendre accessibles sur vos autres appareils : ordinateur, tablette, autre smartphone, etc...
Vous pouvez ainsi les récupérer directement dans le Cloud plutôt que de les faire passer par un câble ou une liaison sans fil - à synchroniser ces fichiers sauvegardés. Quand vous les modifiez dans votre ordinateur, vous les retrouverez à jour sur votre smartphone ou votre tablette et vice-versa.
Mais attention à votre façon de l'utiliser, ne laissez pas des automatismes sauvegarder à votre insu tout et n'importe quoi et saturer votre réserve gratuite de 15 Go.
Vous devrez alors :
- prendre une option payante pour agrandir votre réserve,
- mais aussi devoir faire le très difficile ménage dans une énorme quantité de fichiers
Voici ce qu'il faut faire pour éviter cela :
Surveillez le remplissage de votre Google Drive
Connectez-vous à votre compte Google en lançant Gmail.
Cherchez le petit damier en haut et à droite, ce qui ouvre les applications Google de votre compte.
Cliquez sur l'icône "Drive" pour y accéder à votre espace de stockage.
N'attendez pas que votre Drive soit saturé
D'abord, examinez le remplissage de votre espace de stockage qui est affiché en bas à gauche sous "Espace de stockage".
Ensuite, vous pouvez voir la ventilation de l'espace en cliquant sur "Acheter l'espace de stockage".
Sont indiqués le nombre de Go occupé par :
- Google Drive (c'est-à-dire l'ensemble des fichiers autres que les photos et les mails)
- Gmail (l'occupation de votre messagerie avec, surtout, les pièces jointes)
- Google Photos (les photos sauvegardées)
Pour alléger le volume des fichiers stockés dans Google Drive :
Ce lien "affichez la liste des fichiers du plus volumineux au moins volumineux" permet de faire apparaitre les fichiers les plus volumineux que vous pouvez supprimer ainsi : "supprimez-les définitivement".
Pour nettoyer Gmail :
Et pensez aussi à nettoyer les spams :
Et nettoyer Google Photos :
Dans "photos.google.com", allez effacer les photos que vous ne souhaitez pas garder.
D'abord :
avant de nettoyer les contenus de votre Google Drive, sauvegardez-le
Ce tutoriel "Comment sauvegarder votre Google Drive" vous présente les sauvegardes partielles ou globales à faire AVANT les nettoyages.
Notons que ces sauvegardes sont longues et peuvent prendre beaucoup d'espace sur vos disques durs.
Si vous manquez de place, il faudra acheter un ou plusieurs disques durs pour faire au moins une et encore mieux deux sauvegardes.
Après ces sauvegardes qui vous assurent de ne pas perdre des données même en cas d'erreurs, passez au nettoyage
En effet, si, par exemple, vous avez une énorme quantité de photos ou de vidéos accumulées, vous avez deux méthodes d'approche :
1°) Méthode de nettoyage progressif :
Vous éliminez les fichiers non retenus.
Et, finalement, il ne restera que les fichiers à conserver.
Avantages : vous progressez lentement, mais surement. (Si une erreur d'effacement est faite, vous pouvez la récupérer et la restaurer rapidement dans la corbeille).
Inconvénients : si la masse de fichiers à nettoyer est importante, cela risque d'être tellement long que vous risquez de vous décourager avant d'en voir la fin.
2°) Méthode de sélection des photos à garder :
À l'inverse de la première méthode, vous survolez les fichiers en ne sélectionnant que ceux que vous voulez garder.
Vous sauvegardez dans de nouveaux dossiers les fichiers sélectionnés.
Les autres fichiers non retenus seront à éliminer en bloc.
Avantages : la méthode est beaucoup plus rapide puisque vous ne recherchez que les fichiers à sauvegarder qui sont, à priori, beaucoup moins nombreux que ceux à effacer.
Inconvénients : il y a plus de risque de rater des fichiers à garder et, ainsi, de les perdre.
Conseils valables dans les 2 méthodes :
Le but est évidemment de faire un tri efficace.
Qu'est-ce qu'un tri efficace ?
C'est celui qui vous permet de ne garder que les photos ou les fichiers qui vous plairont et que vous pourrez utiliser et retrouver rapidement.
Un tri inefficace, c'est celui qui ne vous permet pas de retrouver vos photos et fichiers dans une masse trop importante et sans logique.
Autrement dit, le tri est le début d'une mise en forme de vos données.
Cette "mise en forme" donne du sens à vos données, elle les structure, les aligne sur vos objectifs.
Vous découvrirez vos données et la valeur qu'elle représente pour vous, et donc, en les valorisant et en les partageant, pour les autres.
D'un amas informe des données, vous façonnez, en commençant par ce tri, ce qui deviendra peu à peu vos trésors personnels.
- fixez-vous à l'avance des critères suffisamment précis et restrictifs pour :
- ne garder que les fichiers essentiels. Par exemple, 20 % des fichiers représentent souvent les fichiers dignes d'intérêt pour 80 % dont vous avez intérêt à vous séparer
- fixez votre attention de façon directive pour garder et éliminer suivant vos critères
- mais, en même temps, restez ouvert ! En découvrant et redécouvrant vos données, vous vous apercevez tout ce que vous pouvez faire avec. Vous vous rendez compte de la valeur qu'elles représentent pour vous et que vous pouvez aussi transmettre !
- appréciez progressivement les différents groupes et catégories de photos que vous avez prises. Faites émerger ainsi les classements que vous allez adopter et qui auront du sens pour vous
D'un amas informe de photos à votre bibliothèque d'images personnelles
Vous passerez d'un amas de photos que vous ne savez pas classer à l'organisation que vous allez définir en fonction de vos photos mais aussi des pôles qui vont leur donner du sens, les articuler, dynamiser votre bibliothèque de photos.
Cette bibliothèque de photos, votre bibliothèque de photos, vous aurez envie :
- de la compléter et de l'enrichir sans cesse
- d'en partager des séries de photos qui intéresseront vos proches et au-delà
- d'imprimer et encadrer les images avec lesquelles vous vivrez ou pour les offrir
- d'en faire des albums à imprimer ou à partager sur Internet
Et cela vous donnera aussi plein d'autres idées nouvelles !!!
Comment je sais tout cela ?
Eh bien tout simplement parce que c'est ce qui m'est arrivé à moi et à mes élèves.
Allez-y ! Je vous garantis que le succès est assuré.
Utilisez le gestionnaire d'espace de stockage de Google One (autre nom de Google Drive)
Ce "Gestionnaire d'espace de stockage" pourrait être plus pratique et plus puissant, mais il a le mérite d'exister et vous ne devez pas vous en priver.
Il situe les plus gros volumes occupés dont vous devez vous en occuper.
L'aide de Google explique : "Découvrez comment libérer de l'espace de stockage Google".
Pourquoi est-on souvent surpris et inquiet du nombre de Go dans Google Photos
Parce que votre smartphone peut être paramétré pour sauvegarder automatiquement les photos que vous prenez.
Si c'est le cas, si l'enregistrement de toutes ces photos se fait directement dans l'espace "Google Photos" contenu dans votre Google Drive, le remplissage peut se faire vite sans que vous vous en rendiez compte.
Il faut donc que vous alliez dans votre smartphone régler les paramètres de sauvegarde.
Je vous ai montré comment éviter que des sauvegardes se fassent contre votre volonté, maintenant, il y a des fichiers que vous aimeriez sauvegarder automatiquement ?
Dans votre smartphone, ouvrez l'application "Google Photos" pour désactiver la sauvegarde automatique
C'est avec l'application "Google Photos" de votre smartphone que vous pouvez paramétrer les sauvegardes automatiques.
1°) Lancez l'application "Google Photos" en cliquant sur son icône :
2°) Cliquez sur la vignette (ou vos initiales)
3°) Choisissez "Sauvegarde terminée"
4°) En cliquant sur les trois petits points en haut et à droite, puis sur "Paramètres de la sauvegarde", vous accédez à l'activation et désactivation de la sauvegarde automatique.
5°) Désactivez la sauvegarde automatique
Paramétrer la sauvegarde automatique de certains fichiers à volonté
L'application Google Photos, nous venons de voir, peut être programmée pour sauvegarder automatiquement les photos que vous prenez en format classique (JPG).
Par contre, si votre appareil peut prendre des photos en format contenant beaucoup plus d'informations et de détails (format RAW ou DNG), la sauvegarde automatique de Google Photos ne fonctionnera pas.
Comment désigner de nouveaux répertoires à sauvegarder
Lancez l'application Google Photos
Accédez aux paramètres de Google Photos en cliquant sur l'icône en haut et à droite.
Cliquez sur les paramètres de l'application Photos pour y accéder :
Cliquez sur les paramètres de l'application Photos
Choisissez le ou les dossier(s) de votre smartphone
Sauvegarder des fichiers pour quoi faire ?
Quels fichiers aimeriez-vous sauvegarder et pourquoi ?
Vous pouvez souhaiter sauvegarder automatiquement, par exemple :
- les fichiers que vous téléchargez sur votre smartphone quand vous lisez les pièces jointes de vos messages. En effet, toutes les pièces jointes que vous consultez dans votre messagerie (documents PDF, photos JPG, films MP4 ou autres) sont téléchargées pour êre lues.
Ces fichiers restent alors dans le répertoire "Download" (Téléchargement) de votre smartphone. - les fichiers téléchargées de la même façon par vos messageries instantannées et réseaux sociaux comme Telegram, Twitter ou Facebook etc...
- les fichiers "bruts" de haute qualité photographique si votre smartphone peut les enregistrer en RAW ou DNG. Ils ne se trouvent pas dans le dossier DCIM et donc ne seront pas sauvegardés avec vos photos JPG. Pour de nombreux smartphones, cherchez un dossier "Pictures" (Images) et désignez dedans le dossier "RAW"
- les photos retouchées si vous les retouchez sur votre smartphone. Ces photos seront dans le dossier portant le même nom que votre application de retouche
- les copies d'écran quand vous les faites, seront dans les dossier "Screenshots"
- les photos prises ou générées par d'autres applications seront dan sle dossier du même nom que l'application
- les photos reçues dans votre application de MMS (et SMS) seront dans un dossier "Messages"
- les films enregistrés ou les enregistrements sonores dna sle dossier dépendant de l'application utilisé
- les audiobooks et d'autres fichiers seront de même dans le dossier correspondant "Audiobooks"
Vous l'avez compris, la liste des enregistrement possibles est quasi-illimitée.
Ce n'est pas une raison pour enregistrer tout et n'importe quoi.
C'est d'ailleurs la leçon de l'article !!!
Par contre, à chaque fois que cet enregistrement peur vous rendre service pour :
- mettre des fichiers en sécurité
- les retrouver facilement sur tous vos appareils dont votre ordinateur
et que vous suivez et purgez régulièrement le contenu de ces répertoires de tout l'inutile, alors profitez de cette fonction si pratique.