Bienvenue dans cet article dédié à l'apprentissage de fonctionnalités essentielles de Google Docs : l'utilisation des commentaires, des suggestions et le partage de fichiers.
Conçu spécialement pour les débutants en informatique, ce guide vous accompagnera pas à pas, avec une approche claire et pédagogique.
Mais aussi avec des astuces très intéressantes !
La prise en main de Google Docs peut dérouter celles et ceux qui se sont habitués à ne travailler que sur un seul appareil, "en local", dans la mémoire de cet appareil.
Cela vaut la peine de changer un peu ses habitudes !
Les bases de Google Docs
Créer un nouveau document : Lorsque vous ouvrez Google Docs, cliquez sur le bouton "+ Nouveau" puis sélectionnez "Document".
Écrire et formater : Tapez votre texte directement dans le document. Vous pouvez modifier la police, la taille, la couleur, etc., en utilisant les outils du menu supérieur.
1. Utilisation des Commentaires et Suggestions
Imaginez que vous travaillez sur un texte avec un ami ou un membre de votre famille. Au lieu d'échanger des courriels avec des versions différentes du document, Google Docs offre un moyen plus simple : les commentaires et les suggestions.
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Les Commentaires : Un commentaire est comme une note que vous laissez sur une partie spécifique du texte.
- Pour ajouter un commentaire : Sélectionnez le mot ou la phrase concernée, puis cliquez sur l'icône en forme de bulle de dialogue avec un signe « + » qui apparaît à droite. Une zone de texte s'ouvre alors pour que vous puissiez écrire votre commentaire.
- Pour répondre à un commentaire : Cliquez sur le commentaire existant, puis écrivez votre réponse dans la zone prévue à cet effet.
- Pour supprimer un commentaire : Cliquez sur les trois petits points verticaux à côté du commentaire, puis sélectionnez « Supprimer ».
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Les Suggestions : Une suggestion est une modification que vous proposez sans l'imposer. L'auteur du document peut ensuite l'accepter ou la refuser.
- Pour faire une suggestion : Activez le mode « Suggestion » en haut à droite de l'écran (un crayon avec une flèche). Ensuite, modifiez le texte comme vous le feriez normalement. Vos modifications apparaîtront en couleur avec un commentaire indiquant qu'il s'agit d'une suggestion.
- Pour accepter ou refuser une suggestion : Cliquez sur la suggestion. Deux boutons apparaissent : un crochet vert pour accepter et une croix grise pour refuser.
Conseils importants :
- Soyez précis : Lorsque vous laissez un commentaire ou une suggestion, indiquez clairement à quoi il se rapporte.
- Soyez courtois : Utilisez un langage respectueux et constructif.
2. Partage de Fichiers avec des Autorisations Spécifiques
Partager un document Google Docs permet à d'autres personnes de le consulter ou de le modifier. Vous pouvez contrôler le niveau d'accès de chaque personne.
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Pour partager un document : Cliquez sur le bouton bleu « Partager » en haut à droite de l'écran.
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Choisissez les autorisations : Une fenêtre s'ouvre.
- « Lecteur » : La personne peut seulement lire le document.
- « Commentateur » : La personne peut lire et laisser des commentaires.
- « Éditeur » : La personne peut lire, commenter et modifier le document.
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Saisissez l'adresse e-mail : Entrez l'adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager le document.
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Envoyez l'invitation : Cliquez sur « Envoyer ». La personne recevra un courriel avec un lien vers le document.
Conseils importants :
- Vérifiez bien l'adresse e-mail : Assurez-vous de ne pas faire d'erreur en saisissant l'adresse de votre destinataire.
- Choisissez la bonne autorisation : Réfléchissez bien au niveau d'accès que vous souhaitez donner à chaque personne.
3. Exercices Pratiques
Pour bien assimiler ces notions, rien de mieux que la pratique ! Voici quelques exercices :
- Partager un document avec un proche et collaborer en temps réel : Créez un nouveau document Google Docs. Partagez-le avec un ami ou un membre de votre famille en lui donnant les droits d'éditeur. Essayez d'écrire et de modifier le texte en même temps pour voir comment cela fonctionne.
- Ajouter des commentaires ou répondre à ceux d’un collaborateur : Dans le document partagé, laissez des commentaires et demandez à votre collaborateur de vous répondre. Essayez également de faire des suggestions de modification.
En résumé, l'utilisation des commentaires, des suggestions et le partage de fichiers dans Google Docs sont des outils précieux pour collaborer efficacement. Avec un peu de pratique, vous maîtriserez rapidement ces fonctionnalités et pourrez profiter pleinement des avantages de Google Docs. N'hésitez pas à relire cet article et à refaire les exercices autant de fois que nécessaire. L'apprentissage prend du temps, et chaque petit pas est une victoire !
N'écrivez plus, dictez
Voir : "Prendre des notes par dictée vocale sur votre smartphone et les utiliser sur votre ordinateur".
Mais vous pouvez aussi dicter directement votre texte au micro de votre ordinateur dans Google Docs :
- sous Windows : appuyez sur les touches "Ctrl + Maj + S
- sous Apple : Cmd + Maj + S
Puis cliquez sur le micro qui apparait.
Remontez dans les modifications du document sur lequel vous travaillez
Pour rechercher une version antérieure :
- "Fichier"
- puis "Historique des versions"
- et "Afficher l'historique des versions"
Pour comparer deux documents :
- "Outils"
- puis "Comparer des documents"
Pour aller plus loin :
Google Docs est un traitement de texte simple et complet.
Il est utile pour de multiples usages.
