Quelle que soit la quantité de mails dans la boite de réception de votre messagerie Gmail vous pouvez retrouver des mails en quelques secondes : le temps de taper une recherche dans le moteur de recherche placé juste en haut de la messagerie.C'est d'autant plus utile que vous n'avez plus besoin de classer, ranger, repérer la plupart de vos mails. Vous les retrouverez immédiatement avec une recherche ciblée.
Taper une recherche n'est pas difficile, mais pas évident au début.
Il faut :
- d'une part, savoir ce qu'on recherche le plus précisément possible
- savoir quelle(s) caractéristique(s) permettra (ou permettront) de retrouver votre mail
- savoir la syntaxe précise avec laquelle la formuler
En apprenant à faire cela, vous retrouverez facilement tous les mails que vous cherchez sans avoir besoin d'aucun rangement ni repérage particulier.
Recherches avancées dans Gmail
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| Recherches avancées dans Gmail |
Pour commencer à se familiariser avec les recherches avancées dans Gmail, ouvrez la fenêtre qui permet de définir un ou plusieurs critères de recherche.
Cliquez sur la petite flèche dirigée vers le bas qui se trouve juste à gauche de la loupe dans la fenêtre de recherche de Gmail, au-dessus des mails.
Apparaît alors la fenêtre de recherche avancée contenant les options de recherche :
Où voulez-vous chercher ? dans les messages reçus ? envoyés ? suivis ? dans une ou une autre de vos archives ? dans vos brouillons ? ou tous les messages ?
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| Où rechercher ? |
C'est en effet là que se trouvent, en général, la plupart des messages dans lesquels vous cherchez.
Mais, n'oubliez tout de même pas les messages que vous avez éventuellement archivés !
Ou vous cherchez un message que vous avez envoyé ?
Soit vous ciblez votre recherche parmi :
- les messages reçus
- les messages envoyés
- les messages suivis
- les messages dans une ou une autre de vos archives
- les messages restés dans vos brouillons (j'en ai personnellement beaucoup puisque je me sers des brouillons comme carnets de notes
Les options de recherche disponibles
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| Fenêtre de recherche |
- de ..... qui indique l'expéditeur dont vous recherchez les mails
- à ...... pour désigner le destinataire des mails que l'on veut retrouver
- Objet .... désigne le titre de votre mail
- Contient les mots ... permet de rechercher les mails contenant le(s) mots que vous indiquez
- Ne contient pas ... sert à na pas faire figurer dans la recherche les mails contenant le(s) mot(s) indiqué(s)
- Contenant une pièce jointe ... s'il est coché, filtre et ne fait apparaître que les mails contenant une pièce jointe. On peut aussi préciser la limite supérieure ou inférieure du volume du fichier joint
- Ne pas inclure les chats (si vous les utilisez)
- Plage de dates sélectionne les mails d'un certain nombre de jours avant et après une date indiquée
Vous remplissez un ou plusieurs critères comme nous allons le voir ci-dessous.
Puis vous pouvez lancer une recherche immédiate ou enregistrer un filtre (comme expliqué dans "Faire de l'hygiène avec les filtres dans votre messagerie")
Puis vous pouvez lancer une recherche immédiate ou enregistrer un filtre (comme expliqué dans "Faire de l'hygiène avec les filtres dans votre messagerie")
Remplir les champs "De" (expéditeur) et "à" (Destinataire) et "contenant les mots"
Revenons à ce que nous disions au début de l'article.
Il faut savoir et définir :
- d'une part, savoir ce qu'on recherche le plus précisément possible
- savoir quelle(s) caractéristique(s) permettra (ou permettront) de retrouver votre mail
- savoir la syntaxe précise avec laquelle la formuler
Si votre recherche ne concerne que les messages que vous avez reçu, par exemple de la part d'Adrien.- Sélectionnez la recherche : "Boite de réception"
- et entrez l'adresse ou un fragment de l'adresse d'Adrien dans le champ : "De"
Si votre recherche concerne ne concerne que les messages que vous avez envoyés, par exemple à Adrien.
- Sélectionnez la recherche : "Messages envoyés"
- et entrez l'adresse ou un fragment de l'adresse d'Adrien dans le champ : "à"
Si vous voulez avoir tous les messages où Adrien est cité, même dans le contenu des messages, vous pouvez taper "Adrien" dans "Contenant les mots", après avoir sélectionné la recherche dans "Tous les messages".
Testez, apprenez en vous exerçant
Exercez-vous pour apprendre à vous servir de ces recherches.Attention. Si vous remplissez plusieurs options comme "Adrien" dans les adresses et "cadeau" dans "Contenant les mots", vous n'aurez que les messages cumulant les deux conditions.
Utilisez directement la barre de recherche de Gmail
Pour gagner du temps, utilisez directement la barre de recherche de Gmail
- vous sélectionnez, dans la colonne de gauche de Gmail ce que vous voulez afficher pour effectuer votre recherche (Boîte de réception, Messages suivis, Important, messages envoyés, Brouillons, Tous les messages ...)
- vous tapez dans la barre de recherche directement le mot que vous cherchez
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| from: |
Pour chercher les mails d'un expéditeur ou d'un destinataire
- sélectionnez "Tous les messages", c'est toujours plus simple au début.
- pour chercher un expéditeur taper dans la barre de recherche de Gmail "From:" ("De" en anglais)
si vous voulez faire apparaître les mails envoyés à : tapez "To" ("à" en anglais)
Recherche de mots en objet (dans le titre) du mail
Tapez "subject:" (sujet en anglais).
Utilisez les suggestions de la barre de recherche de Gmail
Si le paramètre de l'historique d'activité sur le Web et les applications est activé sur votre compte, des suggestions s'affichent en fonction de vos recherches précédentes et de votre répertoire des contacts.
Les opérateurs de recherche permettent des recherches combinées très puissantes
Je disais plus haut que remplir plusieurs options revenait à les rendre toutes obligatoires pour filtrer les réponses.Par exemple : from François restaurant vous visualisera tous les messages envoyés par François et contenant restaurant.
Mais si vous voulez exprimer une alternance
Par exemple, les mails adressés à Christine ou Joëlle.L'opérateur "OR" ("OU" en anglais) est le bienvenu !
Vous pouvez écrire "to: Christine OR Joëlle"
Si vous cherchez des mails ou le mot restaurant est cité mais pas cinéma, vous utiliserez le signe "-" juste devant le mot à exclure :
"restaurant -cinéma"
filtrera les messages contenant le mot restaurant mais pas le mot cinéma.
"label: " sélectionnera les mails ayant le libellé que vous taperez après "label: ".
Les guillemets "il fera beau dimanche" rechercheront l'expression exacte "il fera beau dimanche" et non une partie de ces mots.
Les parenthèses regroupent une condition à prendre en compte :
to: Christine (restaurant OR théâtre) -cinémafiltrera les mails :
- adressés à Christine
- contenant le mot "restaurant" ou le mot "théâtre"
- mais ne contenant pas le mot "cinéma"
"AND" exigent que les deux termes figurent ensemble
A l'inverse de "OR", "AND" ("et" en anglais) exige que les deux termes qui encadre le "AND" soit présent pour retenir le message. "restaurant AND cinéma" visualisera les mails où le mot restaurant figurera ainsi que le mot cinéma.
Attention piège avec le signe "+":
Attention le signe "+" ne signifie pas du tout la même chose que "AND" !
"+" devant un mot signifie prendre en compte l'écriture exacte du mot.
Par exemple: +fleur sélectionnera les messages contenant le mot "fleur" mais pas ceux contenant "fleurs".
Alors que si vous ne tapez que le mot fleur seul, les mots fleurs, fleuriste, fleuristes, etc.. seront retenus.
L'astérisque fonctionant comme souvent comme un joker acceptant tous les
Que pensez-vous de toutes ces possibilités ?
Je ne vous propose pas de toutes les retenir ni de toutes les utiliser.
Mais testez celles qui vous semblent les plus utiles pour qu'elles vous aident au quotidien.
Mais testez celles qui vous semblent les plus utiles pour qu'elles vous aident au quotidien.
Qu'en pensez-vous ? Avez-vous des questions ?
pierre.rene654@gmail.com
