L'organisation de votre messagerie est le meilleur et le seul moyen de pouvoir suivre vos mails facilement, rapidement, sans en manquer aucun.C'est aussi un moyen de gagner du temps, d'être efficace autant sur votre ordinateur que sur votre smartphone avec une présentation des mails selon vos priorités et des notifications au juste nécessaire.
Nous avons vu comment "S'organiser avec Gmail : les méthodes qui marchent".
Puis, comment marquer les messages avec les signes "important" et les icônes de suivis dans "Faire de l'hygiène avec les filtres dans votre messagerie".
Voyons ici la configuration de la boite de réception et les notifications qui découlent des marqueurs "Important" et des icônes de suivi.
Marquage automatique des messages comme important
Vous avez constaté que des messages étaient marqués importants sans que vous y soyez pour quoi que ce soit.Bizarre ?
C'est en fait un dispositif automatique de Gmail qui a affecté ces mails du signe "important".
Quels critères permettent à Google de marquer automatiquement "Important" certains de vos mails
Les critères pour marquer "important" un mail , sont :
- la fréquence à laquelle vous écrivez au destinataire de votre mail
- le fait que vous ouvriez ce mail (si vous l'effacez directement ou si vous ne l'ouvrez pas, il ne sera pas marqué "Important"
- le fait de répondre à ce mail
- les mots-clés contenus dans ce mail
- le fait d'activer un suivi pour ce mail ou que vous l'archiviez
Si vous ne considérez pas le mail comme "Important" et que le marqueur lui a été attribué, le fait de le désactiver sera pris en compte par Google qui n'en attribuera plus à ce type de mail.
Annuler l'automatisation du marquage "important"
Pour annuler l'automatisation du marquage "important" :- cliquez sur la petite roue dentée
- allez dans "Paramètres"
- puis "Boite de réception"
- dans la section "Marqueurs d'importance", cliquez sur " Ne pas identifier les messages importants d'après mes actions précédentes"
- et surtout n’oubliez pas, en bas de la page, de cliquer sur "Enregistrer les modifications"
Utiliser le marqueur "important"
Pour une recherche ponctuelle, rapide de tous vos mails marqués "important"
Vous pouvez faire afficher tous vos mails marqués "Important" en tapant dans la fenêtre de recherche "is: important".
Pour faire apparaître tous vos mails marqués "Important", en priorité dans votre boite de réception
Les priorités d'affichage des messages dans votre boite de réception sont paramétrables :- cliquez sur la petite roue dentée
- allez dans "Paramètres"
- puis "Boite de réception"
- "Type de boîte de réception"
- sélectionnez selon votre choix :
- Par défaut,
- Importants d'abord,
- Non lus d'abord,
- Suivis d'abord
- Prioritaire.
Le classement "Par défaut" divise votre boite de réception en onglets : "Principale", "Réseaux sociaux", "Promotions" ou "Notifications"
Vos messages sont classés automatiquement entre ses différentes catégories.Classement que vous pouvez modifier.
Vous pouvez déplacer les mails d'une catégorie à l'autre.
Dans la section "Catégories", vous pouvez choisir les onglets que vous voulez afficher et décocher les autres. Puis, enregistrer les modifications.
Le classement "Importants d'abord"
place devant ces messages puis les autres dans une deuxième partie, après. Le nombre de messages à afficher est paramétrable.
Le classement "Non lus d'abord"
fait de même pour les messages non lus.Le classement "Suivis d'abord"
classe devant, de la même façon, les messages suivis, c'est-à-dire ceux qui sont marqués d'une icône de suivi (étoile de couleur ou autre signe). |
| Classement prioritaire de la boite de réception |
Le classement "Prioritaire" vous permet de combiner les différentes possibilités
La boite de réception est alors divisée en plusieurs parties dont vous choisirez le contenu :
- Importants et non lus,
- Importants,
- Non lus,
- Messages suivis,
- Autres options (dans laquelle vous pouvez même afficher le contenu de messages avec libellé)
Testez les différentes configurations pour choisir celle qui vous convient le mieux
Pour avoir la meilleure visibilité d'ensemble sur votre ordinateur et sur vos mobiles :- des messages à lire
- des messages à suivre
- des messages importants
quelle sera la meilleure configuration ?
Penser à paramétrer aussi les notifications selon vos souhaits :
- recevoir trop de notifications est pénible et fini par être inefficace
- ne pas être alerté quand on le souhaite, c'est dommage
Choisir les notifications que vous voulez recevoir sur votre smartphone et votre ordinateur
Si vous avez activé les notifications, vous recevrez des notifications uniquement pour les messages associés à la catégorie "Principale". |
| Aide de Gmail |
Mais vous pouvez paramétrer vos notifications
Dans paramètres et dans la section "Notifications de bureau".
Sélectionnez au choix :
- "Notifications de nouveaux messages activées",
- "Notifications des messages importants activées"
- "Notifications de nouveaux messages désactivées".
Puis "Enregistrez".
Mes propres réglages ?
A titre d'exemple (on me le demande souvent), je paramètre mes messageries pour qu'elles affichent :
- d'abord les messages non-lus,
- puis les messages suivis (parce qu'ils attendent une action à court ou moyen terme de ma part),
- puis les messages importants,
- enfin, les autres;
Je filtre vers la corbeille tous les messages commerciaux et d'informations générales pour qu'ils ne me dérangent pas dans la journée et que je les traite tous ensemble le soir.
Je filtre dans l'archivage uniquement les messages destinés à des articles ou des sujets bien précis. (Je ne les consulte que lorsque j'en ai besoin).
Enfin, je n'ai que très peu de notifications, uniquement pour les messages importants.
Utiliser l'aide de Gmail
Si vous ne vous rappelez plus d'une commande ou un paramètre, l'aide de Gmail est disponible en cliquant sur la petite roue dentée puis ---> Aide.Avez-vous trouvé les réglages qui vous conviennent ?
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pierre.rene654@gmail.com
