Comment s'organiser avec Gmail ?Les tutoriels sont nombreux, les paramétrages sont innombrables, Gmail est une "usine à gaz" aux yeux de ceux qui s'y perdent et ne savent pas par où commencer.
Et c'est vrai : on peut apprendre comment ajuster tel ou tel paramètre, sans vison d'ensemble, sans indication de "à quoi cela sert", sans conseil de comment s'y prendre, il y a de quoi se perdre et se décourager.
Les paramétrages doivent être adaptés aux besoins et aux préférences de chacun.
Je vous indique ici, comment procéder avec méthode, en reprenant mes articles précédents :
Procédez avec méthode, réfléchissez par étape pour définir :
- ce qu'il faut faire
- comment le faire
- les outils, réglages et paramètres à utiliser en fonction des deux premiers points
A vous de voir à quoi correspond pour vous, pour vos besoins :
- ce que vous devez faire dans votre cas
- comment le faire pour vous
- et apprendre en mettant en oeuvre les outils, réglages et paramètres dont vous avez besoin
J'ai trop vu des personnes se précipiter pour multiplier les rangements et réglages en compliquant les choses plutôt que de les simplifier.
Pour organiser ses mails sur son ordinateur et son smartphone, plus que dans n'importe quelle autre tâche, prenez le temps et construisez méthodiquement votre propre organisation.
Ordinateur(s), smartphone, tablette : tout garder à jour et synchrone
Utiliser un smartphone et un ordinateur peut être une agréable combinaison de moyens ou à l'inverse un cauchemar d'incohérence et de choses à faire en double.
Faut-il chercher à synchroniser des applications qui ne sont pas conçues pour cela ou utiliser des applications qui se synchronisent d'elles-mêmes ?
Les applications de Google à travers votre compte sont à jour à chaque connexion :
Comment organiser Gmail pour ses besoins (ordinateur et smartphone) :
1°) visualiser sa boite de réception de façon à repérer facilement :
- les différentes catégories de mail (d'après leur expéditeur ou leur contenu) avec leur disposition (devant ou derrière les autres) et les icônes (étoiles ou autres, importants ou pas.
- les étapes de traitement des mails (non-lus, lus, suivis ou non, archivés ou non)
2°) utiliser la fenêtre de recherche pour retrouver un mail dans sa boite de réception ou dans tous les mails :
- avec le nom de l'expéditeur ou du destinataire
- avec des mots contenus dans le titre ou le contenu
3°) archiver une ou plusieurs catégories de mails encombrants la boite de réception (vouloir "ranger" en archivant en contre-productif) :
- définir la catégorie de mails à archiver par une caractéristique particulière permettant de les retrouver avec la fenêtre de recherche
- définir le libellé correspondant
- enregistrer le filtre pour attribuer le libellé à ces mails + cocher "Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)"
4°) envoyer vers la corbeille tous les mails que vous voulez traiter globalement
- enregistrez les filtres pour envoyer vers la corbeille en cochant "Supprimer"
- examinez régulièrement vos mails sans les laisser s'accumuler.
- Récupérer dans la boîte de réception ceux qui vous intéressent.
- videz la corbeille ce qui effacera définitivement tous les mails restants dans cette corbeille.
5°) réajuster au juste nécessaire son organisation de rangement et ses techniques de recherche
- évaluer votre organisation de rangement :
- est-elle suffisante pour ne pas laisser certaines catégories de mails nombreux et peu urgents à traiter vous encombrer ?
- n'est-elle pas trop importante ? Ranger avec de nombreux libellés c'est éparpiller inutilement ses lieux de recherche
- corriger et faire vivre son organisation de rangement :
- en supprimant les filtres peu utiles en trop
- en ajoutant des filtres pour une nouvelle catégorie qui est apparue
- en modifiant certains filtre
Les outils et paramétrages que nous avons vus pour faire tout cela :
Contacts, agenda, taches
Après avoir importé vos contacts dans votre compte Google, vous pouvez les documenter sur votre ordinateur et les retrouver sur votre smartphone.
Le répertoire de contacts pivot central entre le téléphone, les SMS, la messagerie mail, les adresses postales et les localisations. Comment créer, enrichir votre répertoire de contacts sur votre ordinateur et le retrouver sur votre smartphone :
Les contacts disponibles, toujours à jour, synchronisés sur tous vos matériels à partir de votre compte personnel :
L'agenda est accessible dans Gmail par le petit damier en haut à droite de Gmail.
Il est synchrone dans votre compte Gmail.
Un gestionnaire de tâches est associé aussi à Gmail, particulièrement utile avec ses rappels et notifications sur smartphone
Les tâches sont différentes des rendez-vous et événements inscrits dans l'agenda.
Les tâches, c'est ce qu'on a à faire, avec un certain délai et qu'on apprécie les rappels pour ne pas les oublier :