Votre agenda peut vous être beaucoup plus utile que vous ne pensez.Voici de nombreuses utilisations qui peuvent vous faciliter la vie et être très utiles.
Utile pour vous libérer l'esprit et vous rappeler pour ne pas rater les événements à venir, mais pas seulement cela ! Un agenda devient un historique très intéressant pour vous rappeler de multiples choses importantes ou futiles très longtemps après qu'elles aient eu lieu.
C'est aussi une somme de renseignements très bien organisés puisqu'ils sont inscrits dans le temps et que pour peu que vous fassiez attention à la façon de les noter, seront très faciles à retrouver automatiquement.
A vous de les mettre en oeuvre suivant vos besoins et de trouver l'application qui vous conviendra le mieux autant sur le plan ergonomique que certains services proposés par les unes et pas par les autres.
Créer les événements à venir simples, répétitifs, les déplacer, les modifier
Vous pouvez créer un événement. Puis :
- pour le déplacer, à la souris, sur ordinateur, c'est pratique
- pour le dupliquer : cliquez sur "Dupliquer" le menu apparaît où vous avez seulement besoin de corriger la date pour enregistrer le nouvel événement.
- vous pouvez enregistrer des événements durant plusieurs jours ou semaines
- pour programmer l'heure de début et de fin, il faut souvent décocher l'option "Toute la journée"
- vous pouvez enregistrer des événements répétitifs : allez dans la fenêtre à choix multiple indiquant "Une seule fois". Vous pouvez choisir la fréquence de répétition qui vous convient. En choisissant personnaliser, vous choisissez la répétition et la fin de celle-ci.
- quand vous modifiez un événement répétitif, on vous propose de ne modifier que cette occurrence ou toutes, ou les occurrences ultérieures à l'événement.
- n'oubliez pas de programmer l'alarme ou les alarmes qui vous convien(nen)t. Cela peut-être une notification ou l'envoi d'un e-mail. Vous pouvez cliquez sur "AJOUTER UNE NOTIFICATION" pour ajouter autant de notifications que vous le désirez.
- le réglage des notifications peut être fait par défaut, mais il peut aussi être corrigé dans chaque cas particulier.
Profitez de l'espace "Ajouter un lieu" pour noter l'adresse où vous devez vous rendre
Cela sera non seulement utile pour vous en rappeler, mais vous pourrez aussi directement lancer Google Maps en cliquant sur cette adresse pour que cette application vous trace le trajet, vous indique la durée de transport, avec les éventuelles perturbations que vous risquez de rencontrer pendant votre voyage.
Profitez de l'espace prévu "Ajouter une description" pour noter tout ce qui peut être utile au rendez-vous ou à l'événement que vous programmez
Cela commence par le code de la porte d'entrée.
Mais, pourquoi s'est servir comme pense-bête pour ne pas oublier d'emmener par exemple tel ou tel objet à votre rendez-vous ou de penser à évoquer tel question avec votre interlocuteur.
Pourquoi ne pas joindre des ordres du jour de réunion ? Ou des renseignements à communiquer.
Ensuite, quand vous sortez de cette rencontre, vous pourriez profiter aussi de cet endroit pour y saisir quelques notes.
Faites des recherches sur les événements passés pour consulter un historique
L'agenda sert à priori à inscrire les événements à venir pour s'en rappeler au moment où ils ont lieu.Mais une des fonctions très intéressantes qu'on exploite trop peu est de consulter les événements passés.
Pour cela, il faut se préoccuper des mots qu'on utilise pour se constituer, en quelque sorte un répertoire de mots-clés.
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| Attention : voilà ce qui vous guette ! ;-) |
Si je note "Rendez-vous dentiste" une fois, puis "Rendez-vous avec le Docteur Machin" une autre fois, mon moteur de recherche ne pourra pas les trouver.
De même si je note "Allez voir Mamie" une fois puis "Allez voir Denise" la fois suivante.
Le mieux, quand on n'a pas encore pris l'habitude est de ne pas créer de nouvel événement mais de dupliquer le précédent qu'on modifie. C'est d'ailleurs bien plus pratique puisque le lieu et d'autres renseignements figureront d'office.
Enregistrez les événements que vous vivez pour construire un historique
A partir des remarques du chapitre précédent, on peut pousser plus loin l'utilisation des historiques.
Pourquoi ne pas noter des événements au moment où on les vit pour pouvoir en garder la trace.
Prenons l'exemple très simple de changement de piles d'un appareil dont la consommation nous inquiète. Nous ne nous rappelons pas à chaque fois la fréquence de changement de ces piles ?
Pourquoi ne pas les inscrire à chaque fois dans l'agenda.
Ainsi, en faisant une recherche "Changement de piles appareil X", apparaîtra l'historique de tous les changements de piles qui ont eu lieu.
Créer un événement à partir d'un mail
En organisant bien sa boite mail, on peut en faire un très bon outil de suivi de ses activités surtout quand cette activité passe par la messagerie.
Et quand un mail est le thème d'un activité qui doit se traduire par un événement à inscrire dans votre agenda, qui de plus pratique de créer directement cet événement d'un clic !
C'est possible dans Gmail.
Pour cela :
- ouvrez le mail concerné
- dans ce mail, tout en haut à droite du mail, cliquez sur la petite flèche sortant d'un carré dont la légende apparaît quand on survole avec la souris : "Dans une nouvelle fenêtre"
- Cette nouvelle fenêtre apparaît en pop-up
- à gauche, tout en haut en dessous de la barre d'adresse et au-dessus du titre du mail apparaissent une série d'icônes et, à la fin tout à droite, 3 points verticaux. Cliquez sur ces 3 points.
- le menu de l'illustration ci-contre apparaît.
- cliquez sur "Créer un événement"
Votre agenda s'ouvre avec l'événement rempli avec les dates et les contenus de votre mail en notes, ainsi que les adresses mail concernées dans la rubrique "Ajouter des invités".
Vous pouvez corriger puis valider.
Et le tour est joué. Votre événement est bien programmé dans votre agenda avec tous les renseignements incorporés automatiquement.
Et le tour est joué. Votre événement est bien programmé dans votre agenda avec tous les renseignements incorporés automatiquement.
