Partager vos fichiers facilement avec vos proches et collaborer sur des projets en temps réel.
Ne plus jamais vous soucier de manquer d'espace de stockage pour vos précieux souvenirs numériques. Comment utiliser Google Drive pour organiser vos fichiers et vous simplifier la vie !
Les astuces pour profiter pleinement de vos 15 Go d'espace de stockage gratuit et comment éviter les pièges du stockage en ligne en gardant vos fichiers en sécurité.
Un problème du quotidien qui trouve sa solution avec Google Drive
Imaginez-vous en vacances, loin de chez vous, profitant de moments inoubliables.
Vous capturez chaque instant avec votre smartphone, immortalisant paysages, monuments et visages familiers.
De retour chez vous, vous souhaitez partager ces souvenirs précieux avec vos proches, mais votre smartphone est saturé. Que faire ?
Heureusement, Google Drive est disponible sur tous vos appareils !
Ce service de stockage en ligne vous offre un espace sécurisé et accessible depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil, pour stocker vos photos, vidéos, documents et autres fichiers importants.
Le concept du Cloud : une solution simple et accessible
Imaginez que vous stockez vos photos de vacances dans cet entrepôt virtuel.
Vous pouvez y accéder
depuis votre smartphone, votre tablette, votre ordinateur ou même
votre télévision connectée, où que vous soyez dans le monde.
Google Drive prend le relais de l'espace de stockage limité de votre appareil !
1 - Google Drive, votre espace de stockage en ligne
A. Qu'est-ce que Google Drive ?
Google Drive est un service de stockage en ligne gratuit qui vous offre 15 Go d'espace pour stocker vos fichiers. Vous pouvez augmenter cet espace en souscrivant à un abonnement payant si vos besoins le nécessitent. Mais avec un peu de discipline de rangement (comme indiqué dans le paragraphe 2B), les 15 Go suffisent.
B. Comparaison avec le stockage local : Pourquoi le Cloud est-il un atout ?
Le stockage local sur votre smartphone présente des limites :
Espace limité : La capacité de stockage de votre appareil est limitée, vous obligeant parfois à supprimer des fichiers pour en ajouter de nouveaux.
Accessibilité restreinte : Vos fichiers ne sont accessibles que depuis l'appareil sur lequel ils sont stockés. Ce n'est pas gênant pour des archives que vous prendre le temps de consulter sur des disques durs de stockage. C'est beaucoup plus ennuyeux de ne pas avoir accès aux documents en cours d'utilisation sous prétexte que vous ne l'avez pas sur vous.
Risque de perte : Si votre appareil est perdu ou endommagé, vous risquez de perdre vos fichiers.
Le Cloud offre de nombreux avantages sur le stockage local :
Espace illimité (avec abonnement payant) : Stockez autant de fichiers que vous le souhaitez, sans vous soucier de l'espace disponible. C'est une solution. Même si je préfère archiver ailleurs sur des disques durs en double mes documents plus anciens qui s'accumulent. De toute façon, je vous conseille, sous peine de ne plus vous y retrouver, d'adopter, même avec un stockage plus large, une discipline de rangement systématique.
Accessibilité universelle : Accédez à vos fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, où que vous soyez dans le monde.
Sécurité renforcée : Vos données sont protégées par des mesures de sécurité sophistiquées, vous assurant une protection contre les piratages et les pertes accidentelles. Si vous voulez ajouter en plus votre niveau de sécurité en plus, pour vos documents les plus sensibles (identité et identifiants) voir la dernière question dans le paragraphe F.A.Q. à la fin de l'article.
Partage simplifié : Partagez facilement vos fichiers avec d'autres personnes, permettant une collaboration aisée sur des projets communs.
C. Google Drive et Google Photos : Différences et imbrications
Google Photos est un service de stockage de photos distinct de Google Drive.
Les 15 Go d'espace gratuit sont partagés entre les deux services.
Google Drive : Avec votre messagerie Gmail, stockez tous types de fichiers, documents, photos, vidéos, etc.
Google Photos : Stockez uniquement des photos et des vidéos. Des applications et très bons outils de retouche, de recherche, de présentation sont inclus dans Google Photos.
Vous pouvez facilement partager des photos entre Google Drive et Google Photos.
2 - Google Drive, un allié précieux au quotidien
A. Des exemples concrets pour illustrer les avantages de Google Drive
Imaginez les situations suivantes où Google Drive peut vous être utile :
Organiser vos photos de vacances : Classez vos photos par vacances, événements ou thèmes, et créez des dossiers pour les retrouver facilement.
Utilisez pleinement la fonction de recherche : Pour cela, nommez vos photos et documents de façon méthodique.Personnellement, j'adopte la trame "AnnéeMoisJour_Heure_Seconde_ Lieu_PersonnagesOuSujet". C'est à ce prix qu'on retrouve tous ses fichiers facilement. Voir : "Renommez vos photos pour les classer et les retrouver facilement"
Avoir vos documents importants à portée de main : Accédez à vos factures, contrats, relevés bancaires ou autres documents importants depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez. Par sécurité supplémentaire vous pouvez les crypter
Collaborer sur des documents familiaux : Travaillez en temps réel avec votre famille sur un arbre généalogique, un album de souvenirs ou un projet de voyage, directement dans Google Drive.
Sauvegarder vos données en toute sécurité : Protégez vos fichiers contre les pertes accidentelles, les vols et les pannes matérielles grâce à la sauvegarde automatique dans le Cloud.
Accéder à vos fichiers hors connexion : Téléchargez vos fichiers sur votre appareil pour les consulter même lorsque vous n'avez pas de connexion Internet.
B. Les dangers de négliger son espace de stockage gratuit
Si Google Drive est un service gratuit et généreux avec ses 15 Go d'espace, il est important de ne pas négliger sa gestion.
Imaginez votre Google Drive comme un grand placard de rangement.
Si vous accumulez les objets sans jamais trier ou jeter, vous finissez par ne plus pouvoir y stocker de nouvelles choses.
C'est exactement ce qui se passe avec Google Drive si vous ne faites pas régulièrement du tri et du nettoyage. Je vous mettais déjà en garde avec cet article : "Votre Cloud se remplit de n'importe quoi ? STOP ! Reprenez-le en main !"
Lorsque vous approchez de la limite des 15 Go, vous risquez de rencontrer des problèmes :
Blocage des nouveaux enregistrements : Plus aucun nouvel élément ne pourra être stocké dans votre Google Drive, que ce soit des photos dans Google Photos, des emails dans Gmail, ou des nouveaux fichiers téléchargés.
Perte d'accès à des services essentiels : Si vous utilisez beaucoup de Gmail, vous pourriez ne plus pouvoir recevoir de nouveaux emails.
Interruption des sauvegardes automatiques : Vos photos prises avec votre smartphone ne seront plus automatiquement sauvegardées dans Google Photos.
Frustration et perte de temps : Vous devrez alors faire un tri en urgence dans vos fichiers pour libérer de l'espace, ce qui peut être chronophage et décourageant.
C. Comment éviter les problèmes de stockage et profiter pleinement de Google Drive ?
Pour éviter ces désagréments et profiter pleinement de Google Drive, il est essentiel de faire du tri et du nettoyage régulièrement :
Supprimez les fichiers inutiles : Identifiez et supprimez les fichiers obsolètes, les doublons, les emails aux fichiers joints volumineux et les photos de mauvaise qualité.
Déplacez les gros fichiers vers un autre stockage : Si vous avez des fichiers volumineux comme des vidéos HD, envisagez de les stocker sur un disque dur externe (+ une autre copie de sécurité) pour libérer de l'espace sur Google Drive.
Videz la corbeille de Google Drive : Les fichiers supprimés restent stockés dans la corbeille pendant un certain temps. Videz régulièrement la corbeille pour libérer définitivement de l'espace.
Profitez des fonctionnalités de Google Photos : Google Photos propose des options pour optimiser le stockage des photos, comme la suppression automatique des doublons et la compression des images.
Envisagez un abonnement payant (facultatif) : Si vous avez vraiment besoin de plus de stockage, Google Drive propose des abonnements payants offrant une capacité plus importante.
3 - Démarrer avec Google Drive
Utilisez les principales fonctions de Google Drive
Partage de fichiers et de dossiers : Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez "Partager". Saisissez l'adresse e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier, définissez les niveaux d'autorisation (affichage uniquement ou modification) et envoyez l'invitation.
1.
Quelles sont les différentes options de partage dans Google Drive ?
Partage avec des personnes spécifiques : Vous pouvez partager un fichier ou un dossier avec des personnes précises en indiquant leur adresse e-mail. Elles recevront une notification et pourront accéder au contenu en se connectant à leur compte Google Drive.
Partage par lien : Vous pouvez créer un lien public ou privé pour un fichier ou un dossier. Ce lien peut être partagé avec n'importe qui, même si la personne ne possède pas de compte Google Drive.
2. Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque option de partage ?
Partage avec des personnes spécifiques :
Avantages:
Plus de contrôle sur l'accès au contenu.
Vous pouvez définir des autorisations spécifiques pour chaque personne (lire, commenter, modifier).
Idéal pour partager des informations confidentielles ou sensibles.
Inconvénients:
Nécessite de connaître les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.
Peut-être plus fastidieux à gérer si vous devez partager avec un grand nombre de personnes.
3 - Partage
par lien :
Avantages:
- Facile à partager avec n'importe qui, même si la personne n'a pas de compte Google Drive.
Ne nécessite pas de connaître l'adresse e-mail du destinataire.
Permet de partager facilement des fichiers volumineux.
Inconvénients:
Moins de contrôle sur l'accès au contenu.
Le lien peut être partagé avec des personnes non autorisées si vous n'êtes pas vigilant.
Ne permet pas de définir des autorisations spécifiques pour chaque personne.
4 - Quelles sont les différentes autorisations de partage disponibles ?
Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier, vous pouvez définir des autorisations pour déterminer ce que les personnes avec lesquelles vous partagez peuvent faire avec le contenu :
Lecteur : Les personnes avec cette autorisation peuvent uniquement consulter le fichier ou le dossier.
Commentateur : En plus de la lecture, les personnes avec cette autorisation peuvent également ajouter des commentaires au fichier.
Éditeur : Les personnes avec cette autorisation peuvent consulter, commenter et modifier le fichier ou le dossier.
5 - Comment puis-je modifier les autorisations de partage d'un fichier ou d'un dossier ?
Pour modifier les autorisations de partage d'un fichier ou d'un dossier, suivez ces étapes :
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez modifier dans Google Drive.
- Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez "Partager".
- Cliquez sur la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier ou le dossier.
- Modifiez les autorisations pour chaque personne en sélectionnant l'option souhaitée dans le menu déroulant.
- Cliquez sur "Enregistrer".
6 - Comment puis-je empêcher le partage d'un fichier ou d'un dossier ?
Pour empêcher le partage d'un fichier ou d'un dossier, suivez ces étapes :
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez modifier dans Google Drive.
- Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez "Partager".
- Cliquez sur "Arrêter le partage".
7 - Que se passe-t-il si je supprime un fichier ou un dossier que j'ai partagé ?
Si vous supprimez un fichier ou un dossier que vous avez partagé, les personnes avec lesquelles vous l'avez partagé ne pourront plus y accéder. Elles recevront une notification indiquant que le fichier ou le dossier a été supprimé.
8 - Puis-je partager un fichier ou un dossier avec des personnes extérieures à mon organisation ?
Oui, vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec des personnes extérieures à votre organisation. Cependant, si vous avez un compte Google Workspace, votre administrateur peut avoir défini des restrictions sur le partage de fichiers avec des personnes externes.
Note : N'oubliez pas que vous êtes responsable de la sécurité des fichiers et des dossiers que vous partagez. Assurez-vous de ne partager que des informations que vous êtes à l'aise de partager avec les autres.
Quelques recommandations et astuces :
Nommez vos dossiers et fichiers de manière claire et concise pour les retrouver facilement.
Utilisez des codes couleur pour vos dossiers afin de les identifier rapidement.
Activez la synchronisation automatique pour que vos fichiers soient toujours à jour sur tous vos appareils.
- Profitez des applications bureautiques en ligne de Google (Docs, Sheets, Slides) pour créer et modifier des documents directement dans Google Drive.
Partagez en toute confiance et en toute simplicité grâce à ces astuces pratiques :
1. Noms de fichiers clairs et descriptifs :
Soyez précis : Au lieu de "comptes.xlsx", optez pour "20240124_CoutSejourA_Biarritz.xlsx".
Ajoutez des détails : Incorporez des informations clés comme les participants, le gite loué et son appréciation.
Utilisez des mots-clés : Facilitez la recherche en utilisant toujours la même succession de type d'informations.
2. Organisation par dossiers :
Classez par projet : "Vacances", "Comptabilité", "Scolaire", etc.
Créez des sous-dossiers : Affinez l'organisation par thème ou par date.
- Utilisez une structure logique et cohérente. Passez du temps à bien la définir pour qu'elle vous serve longtemps.
3. Suivi de l'activité des fichiers partagés :
Consultez l'historique des accès : Qui a accédé, quand et depuis quel appareil.
Identifiez vos interlocuteurs actifs : Suivez la consultation de vos fichiers. Si une personne ne consulte jamais. Demandez-vous pourquoi et rayez-la éventuellement de vos partages..
Détectez les accès suspects : Réagissez rapidement en cas d'anomalie.
4. Révocation de l'accès en cas de besoin :
Limitez l'accès aux fichiers confidentiels.
Supprimez les autorisations des anciens collaborateurs.
Gérez efficacement les partages ponctuels.
5. Conseils supplémentaires pour un partage optimal :
Utilisez des liens partagés avec des dates d'expiration : Contrôlez la durée d'accès.
Protégez les fichiers sensibles par mot de passe : Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire. (Voir comment faire à la fin de l'article dans la dernière F.A.Q.)
Communiquez clairement les autorisations de partage : Évitez les malentendus et vexations. Donnez des exemples de pourquoi vous n'autorisez pas certains chargements ou partages, des conséquences que vous craignez).
Tirez parti des fonctionnalités avancées de Google Drive : Demandes d'accès, commentaires, etc.
En suivant ces conseils avisés, vous optimisez vos partages de fichiers sur Google Drive, garantissant une expérience fluide, sécurisée et collaborative pour tous les utilisateurs.
En complément de ces conseils, voici quelques exemples concrets d'application :
• Scénario 1 : Partager un album photo de vacances avec la famille :
Créez un album nommé "Vacances_été_2024".
Ajoutez une description : "Photos de notre séjour en famille à la plage".
Partagez l'album avec un lien public et définissez une date d'expiration.
Encouragez vos proches à commenter et à partager leurs propres photos.
• Scénario 2 : Collaborer sur un document avec des partenaires :
Créez un document Google Docs nommé "Campagne_sensibilisation_automne_2024.docx".
Ajoutez une description : "But de cette campagne xxxxxx".
- Partagez le document avec vos coéquipiers en leur donnant des autorisations de modification.
Utilisez la fonction "Commentaires" pour échanger des idées et apporter des suggestions.
• Scénario 3 : Envoyer un fichier volumineux à un interlocuteur :
Créez un lien partagé sécurisé pour le fichier vidéo "Conférence de X sur YY.mp4".
Définissez une date d'expiration pour le lien.
Envoyez le lien au client par e-mail en précisant les modalités d'accès.
Suivez l'activité du lien pour vous assurer que votre correspondant a bien accédé au fichier.
Ces exemples illustrent la diversité des situations où les conseils de partage de fichiers sur Google Drive peuvent être mis à profit pour une collaboration efficace et sécurisée.
FAQ (questions fréquemment posées) sur le partage dans Google Drive
Combien d'espace de stockage gratuit ai-je ? Vous disposez de 15 Go d'espace gratuit partagé entre Google Drive et Google Photos.
Comment puis-je augmenter mon espace de stockage ? Vous pouvez souscrire à un abonnement payant qui vous offre plus d'espace.
- Comment accéder à Google Drive ? Vous pouvez accéder à Google Drive depuis un navigateur web sur n'importe quel appareil ou en téléchargeant l'application mobile Google Drive.
Mes fichiers sont-ils en sécurité dans Google Drive ? Oui, Google Drive utilise des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données.
Comment sécuriser encore plus mes fichiers les plus importants concernant mon identité, mes identifiants ? En les cryptant comme indiqué ici. Ils resteront protégés mêmes extraits du Cloud à condition que vous ne gardiez pas de version en clair ailleurs.
Crypter des fichiers dans Google Drive : mode d'emploi
Protégez vos données sensibles dans Google Drive
Stocker des documents importants dans le Cloud comme Google Drive est pratique, mais il est crucial de les protéger des regards indiscrets. Heureusement, Google Drive vous offre la possibilité de crypter vos fichiers pour une sécurité renforcée.
Comment crypter des fichiers dans Google Drive ?
La méthode la plus simple et sécurisée pour crypter vos fichiers dans Google Drive consiste à utiliser un logiciel de cryptage avant de les télécharger sur le Cloud.
Voici les étapes à suivre :
1. Choisissez un logiciel de cryptage adapté:
De nombreux logiciels de cryptage gratuits et payants sont disponibles. Pour une utilisation simple et intuitive, nous vous recommandons VeraCrypt ou 7-Zip.
- Téléchargez et installez le logiciel de cryptage sur votre ordinateur.
- Lancez le logiciel de cryptage et choisissez l'option "Créer un conteneur chiffré".
- Suivez les instructions du logiciel pour créer un fichier chiffré (généralement avec l'extension .zip ou .vcc).
- Déplacez le fichier chiffré vers Google Drive.
- Supprimez les fichiers originaux de votre ordinateur (facultatif).
Avantages du cryptage de vos fichiers Google Drive :
Protection renforcée : Vos fichiers sont protégés par un mot de passe robuste, les rendant inaccessibles aux pirates informatiques et aux personnes non autorisées.
Sécurité même en cas de perte ou de vol de votre appareil : Vos données restent en sécurité même si votre ordinateur ou votre smartphone est perdu ou volé.
Tranquillité d'esprit : Vous pouvez stocker vos fichiers sensibles dans Google Drive en toute sérénité, sachant qu'ils sont protégés par un cryptage de pointe.
Conseils supplémentaires pour une sécurité optimale :
Utilisez un mot de passe fort et unique pour votre logiciel de cryptage.Ne stockez jamais votre mot de passe de cryptage dans un fichier texte ou dans le Cloud. Lire : "Plus de mot de passe oublié ! Créer des mots de passe forts. Retrouvez-les facilement".
- Mettez à jour régulièrement votre logiciel de cryptage pour bénéficier des dernières protections.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez crypter facilement vos fichiers dans Google Drive et protéger vos données sensibles avec une sécurité renforcée.
N'oubliez pas : La sécurité de vos données est primordiale. En prenant le temps de crypter vos fichiers importants, vous gagnez en sérénité et protégez votre vie privée.
Google Drive, votre allié numérique pour une vie simplifiée et connectée !
Reprenons, avec des exemples, tout ce que vous savez faire maintenant :
Vos photos de famille précieusement conservées dans un coffre-fort numérique accessible depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur, où que vous soyez dans le monde.
Partager vos souvenirs inoubliables avec vos proches en quelques clics, pour des moments de complicité et d'échange facilités.
Retrouver facilement vos documents importants, factures, contrats ou relevés bancaires, sans vous soucier de l'espace de stockage disponible.
Collaborer en temps réel sur des projets familiaux, comme un arbre généalogique ou un album de souvenirs, avec vos proches dispersés aux quatre coins du globe.
Profiter d'une tranquillité d'esprit en sachant que vos données sont protégées contre les pertes accidentelles, les piratages et les pannes matérielles grâce à des sauvegardes automatiques et des mesures de sécurité robustes.
Google Drive n'est pas seulement un service de stockage en ligne, c'est un véritable allié pour simplifier votre vie numérique et vous connecter à vos proches.
Rappelons comment Google Drive peut vous être utile au quotidien :
Organisez vos photos de vacances: Classez vos photos par vacances, événements ou thèmes, et créez des dossiers pour les retrouver facilement. Utilisez la fonction de recherche avancée pour identifier rapidement des photos spécifiques grâce à des critères comme la date, le lieu ou les personnes présentes.
Partagez vos souvenirs avec vos proches: Envoyez des liens vers vos albums photos à vos proches, même s'ils ne possèdent pas de compte Google Drive. Ils pourront admirer vos photos et les commenter en toute simplicité.
Accédez à vos documents importants à tout moment: Ayez toujours vos factures, contrats, relevés bancaires ou autres documents importants à portée de main, que vous soyez chez vous, en vacances ou en déplacement professionnel.
Collaborez sur des projets familiaux: Travaillez en temps réel avec votre famille sur un arbre généalogique, un album de souvenirs ou un projet de voyage, directement dans Google Drive. Chaque membre de la famille peut apporter sa contribution et suivre l'évolution du projet en temps réel.
Protégez vos données précieuses: Google Drive utilise des mesures de sécurité sophistiquées pour protéger vos données contre les piratages, les logiciels malveillants et les accès non autorisés. Vous pouvez également activer la vérification en deux étapes pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à votre compte.
Google Drive est un outil simple d'utilisation, accessible à tous, et qui s'adapte à vos besoins quotidiens.
Que vous soyez un sénior à la recherche d'un moyen simple de stocker et de partager vos photos, ou un étudiant qui souhaite collaborer sur des projets avec ses camarades, Google Drive a quelque chose à vous offrir.
N'attendez plus pour découvrir le pouvoir de Google Drive et simplifier votre vie numérique dès aujourd'hui !
Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :
- Reprenez le compte Google de votre smartphone Android. de façon à ce que votre smartphone fasse partie des appareils synchronisés.
- Téléchargez l'application Google Drive et Google Photos sur votre smartphone ou votre tablette.
Cela vous permettra d'accéder à vos fichiers depuis n'importe où.
Commencez par organiser vos photos et vos documents les plus importants. Cela vous permettra de vous familiariser avec les fonctionnalités de Google Drive et de profiter pleinement de ses avantages.
- Explorez les différentes fonctionnalités de Google Drive pour découvrir comment il peut vous simplifier la vie.
Google Drive propose de nombreuses fonctionnalités pratiques, telles que la possibilité de scanner des documents, de créer des présentations et de partager des fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation. Soyez aussi sélectif en priorisant les fonctions qui vous rendront service le plus souvent.
N'hésitez pas à m'écrire pour obtenir des réponses à vos questions. Nous avons rassemblé les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de Google Drive et y avons répondu de manière claire et concise. Mais il y a toujours de nouvelles questions qui se posent.
Merci pour votre attention. Cet article tient plus d'un cours complet que d'un simple article d'information. J'espère qu'il vous sera utile et que vous intègrerez progressivement les fonctions qui vous aideront.
Google Drive est vraiment la "plaque tournante" de l'utilisation de tous vos appareils.
S'investir dans son utilisation est le meilleur progrès que vous pouvez faire !
Utilisez aussi lestutoriels Google pour chacun de ses outils
Voici le lien vers des ressources utiles pour les utilisateurs qui souhaitent approfondir leur connaissance de Google Workspace (tous les outils bureautique de Google (Drive, Docs, Sheet, Slides, Forms, Keep) :
