- Vous ne retrouvez plus vos photos ni vos documents numériques,
- à chaque fois que vous essayez de les ranger, de les sauvegarder c'est encore pire avec des doublons et des pertes
- vous ne savez pas comment vous y prendre pour ne pas avoir à changer d'organisation à chaque nouveau problème
- c'est chronophage, décourageant et stérile
- de temps en temps c'est votre smartphone qui sature ou votre Cloud
- acheter de nouveaux disques durs pour entasser en double, triple ou quadruple exemplaires les mêmes fichiers, ce n'est pas une solution !
Cela s'appelle le workflow (flux de travail) et nous allons voir ce qu'il peut vous apporter !
L'ère du désordre numérique est révolue !
A
l'heure où nos vies se déroulent de plus en plus en ligne, nos
fichiers numériques prennent une place croissante. Photos,
documents, musiques, vidéos...
Ils sont précieux et méritent d'être organisés pour éviter les catastrophes et gagner en sérénité.
Imaginez ce scénario cauchemardesque :
vous êtes à la recherche d'une photo précieuse de vos vacances d'enfance pour la partager avec vos proches.Le workflow, votre allié.
Classer
vos fichiers de manière logique et cohérente.
Prenons l'exemple de vos photos de vacances.
Au lieu de les laisser traîner sur votre smartphone, créez un dossier dédié à ces photos dans votre ordinateur.
Classez ensuite les photos par date et par lieu, en ajoutant des mots-clés descriptifs aux noms de vos fichiers.
Vous pourrez ainsi retrouver facilement la photo de votre
baignade dans la mer turquoise ou de votre visite du Colisée.
Automatiser les tâches répétitives.
Imaginez pouvoir profiter de vos soirées sans vous soucier de sauvegarder vos fichiers.
Configurez une sauvegarde automatique quotidienne de vos dossiers les plus importants sur un disque dur externe ou sur un service de cloud storage.
Vous aurez ainsi l'esprit tranquille, sachant que vos données précieuses sont en sécurité.
Protéger vos données contre les pertes et les intrusions.
Protégez vos photos de famille des virus et des pannes informatiques.
Activez la synchronisation automatique de vos photos avec un service de cloud storage sécurisé comme Google Photos ou iCloud.
En cas de problème sur votre ordinateur, vous retrouverez vos photos en toute sécurité.
Partager vos fichiers facilement.
Imaginez pouvoir partager un lien vers votre dossier de photos de vacances avec vos proches en quelques clics.
Ils pourront ainsi admirer vos photos et les télécharger facilement.
Le workflow vous permet de créer des liens accessibles depuis n'importe quel appareil, que ce soit un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Pourquoi adopter un workflow ?
Les avantages du workflow sont nombreux et concrets. Il vous permettra de :
- Gagner du temps. En automatisant les tâches répétitives et en optimisant votre système de classement, vous libérerez du temps précieux pour vous consacrer à des activités plus agréables ou productives.
- Réduire le stress. Le désordre numérique est une source de stress inutile. En mettant en place un workflow, vous retrouverez sérénité et clarté d'esprit.
- Améliorer votre productivité. Un système de gestion de fichiers efficace vous permettra de travailler plus rapidement et plus efficacement, que vous soyez un étudiant, un professionnel ou simplement soucieux d'optimiser votre temps libre.
- Protéger vos données précieuses. Les pannes informatiques, les virus et les piratages sont des menaces bien réelles. Le workflow vous aide à mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger vos fichiers contre ces risques.
- Faciliter le partage. Partagez vos photos, vos documents et vos musiques avec vos proches en toute simplicité. Le workflow vous permet de créer des liens accessibles depuis n'importe quel appareil.
Le workflow pour tous
Que vous soyez un photographe amateur passionné, un étudiant organisé ou un grand-parent désireux de partager ses souvenirs numériques, le workflow est un outil précieux qui s'adapte à vos besoins spécifiques.
Il existe de nombreuses ressources disponibles pour vous aider à définir et à mettre en place votre propre workflow, en fonction de vos outils favoris et de vos habitudes de travail.
Comment définir votre workflow ?
1. Prenez le temps de réfléchir à vos besoins.
Quels types de fichiers possédez-vous ?
Comment les utilisez-vous ?
Où les stockez-vous actuellement ?
2. Définissez une structure claire.
Créez des dossiers pour chaque type de fichier (photos, documents, musiques, vidéos...).
Utilisez des noms descriptifs et cohérents pour vos fichiers.
Adoptez une convention de classement logique.
3. Automatisez les tâches répétitives.
Configurez des sauvegardes automatiques régulières.
Synchronisez vos fichiers entre vos différents appareils.
Utilisez des outils de suppression automatique des doublons.
4. Mettez en place des routines.
Prenez l'habitude de ranger vos fichiers régulièrement.
Respectez les procédures que vous avez définies.
5. Adaptez votre workflow en fonction de vos besoins.
Votre workflow est un outil vivant, il doit évoluer avec vous.
N'hésitez pas à le modifier si nécessaire.
Exemples concrets de workflows
Workflow pour la gestion de photos:
Transfert automatique des photos depuis votre smartphone vers votre ordinateur.
Importation des photos dans un logiciel de classement photo.
Classement des photos par date, par lieu et par événement.
Ajout de mots-clés descriptifs aux noms de vos fichiers.
Sauvegarde des photos sur un disque dur externe ou sur un service de cloud storage.
Workflow pour la gestion de documents :
Numérisation des documents papier.
Nommage des fichiers selon une convention claire et cohérente.
Classement des documents dans une arborescence logique.
Sauvegarde des documents sur un disque dur externe ou sur un service de cloud storage.
Suppression des documents papier une fois qu'ils ont été numérisés et sauvegardés.
Workflow pour la gestion de fichiers musicaux :
Importation de vos fichiers musicaux dans un logiciel de lecture audio.
Création de playlists.
Sauvegarde de vos fichiers musicaux sur un disque dur externe ou sur un service de cloud storage.
Sécuriser vos fichiers numériques
Protégez vos données contre les pertes et les intrusions. Sauvegardes régulières, mots de passe forts, authentification à deux facteurs...
Le workflow vous guide vers une gestion sécurisée de vos fichiers numériques, vous assurant de ne jamais perdre une donnée précieuse.
Voici quelques conseils concrets pour sécuriser vos fichiers numériques :
- Effectuez des sauvegardes régulières.
La meilleure façon de vous protéger contre la perte de données est de les sauvegarder régulièrement.
Vous pouvez utiliser un disque dur externe, un service de cloud storage ou une combinaison des deux.
Utilisez des mots de passe forts et uniques.
N'utilisez pas le même mot de passe pour plusieurs comptes et choisissez des mots de passe longs et complexes que vous ne pourrez pas oublier.
- Activez
l'authentification à deux facteurs.
L'authentification à deux facteurs ajoute une couche de sécurité supplémentaire à vos comptes en exigeant un code supplémentaire en plus de votre mot de passe lorsque vous vous connectez.
- Méfiez-vous
des pièces jointes et des liens suspects.
N'ouvrez jamais de pièces jointes ou de liens provenant d'expéditeurs inconnus, car ils pourraient contenir des virus ou des malwares.
- Mettez
à jour votre logiciel de sécurité.
Assurez-vous que votre antivirus et votre pare-feu sont à jour et que vous exécutez des analyses régulières.
Étape 1 : Rassembler vos fichiers
Commencez par rassembler tous vos fichiers numériques à partir de votre ordinateur, votre smartphone, votre tablette et tout autre appareil de stockage que vous utilisez.
Vous pouvez utiliser un dossier temporaire pour les regrouper tous avant de les organiser.
Étape 2 : Trier et classer vos fichiers
Créez des dossiers distincts pour chaque type de fichier (photos, documents, musiques, vidéos...).
Utilisez des noms descriptifs et cohérents pour vos dossiers et vos fichiers.
Vous pouvez utiliser une structure arborescente pour organiser vos dossiers en sous-catégories.
Par exemple, vous pouvez créer les dossiers suivants :
Photos: Vacances, Famille, Amis, Événements...
Documents: Factures, Relevés bancaires, Impôts, Correspondances...
Musiques: Chansons, Albums, Artistes, Genres...
Vidéos: Films, Séries TV, Vacances, Moments en famille...
Étape 3 : Sauvegarder vos fichiers
Il est important de sauvegarder vos fichiers régulièrement pour éviter les pertes de données.
Vous pouvez utiliser un disque dur externe, un service de cloud storage ou une combinaison des deux.
Pour les seniors, il est recommandé d'utiliser un disque dur externe car il est plus simple d'utilisation et ne nécessite pas de connexion internet.
Voici quelques conseils pour choisir un disque dur externe :
- Capacité de stockage: Choisissez un disque dur externe avec une capacité de stockage suffisante pour contenir tous vos fichiers.
- Portabilité: Si vous devez transporter votre disque dur externe avec vous, choisissez un modèle compact et léger.
- Connectivité: Assurez-vous que le disque dur externe est compatible avec votre ordinateur.
Pour sauvegarder vos fichiers sur un disque dur externe, suivez ces étapes :
Connectez le disque dur externe à votre ordinateur.
Ouvrez l'explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac).
Sélectionnez les dossiers et fichiers que vous souhaitez sauvegarder.
Faites un clic droit sur les fichiers et sélectionnez "Copier".
Ouvrez le disque dur externe dans l'explorateur de fichiers ou le Finder.
Faites un clic droit dans une zone vide et sélectionnez "Coller".
Étape 4 : Automatiser les tâches répétitives
- Le
workflow vous permet d'automatiser certaines tâches répétitives,
comme la sauvegarde de vos fichiers ou le transfert de photos depuis
votre smartphone vers votre ordinateur.
- Cela vous fera gagner du temps et vous évitera d'oublier de faire ces tâches importantes.
Voici quelques exemples de tâches que vous pouvez automatiser :
- Sauvegarde automatique de vos fichiers: Vous pouvez configurer une sauvegarde automatique de vos fichiers vers un disque dur externe ou un service de cloud storage.
- Transfert automatique de photos: Vous pouvez configurer le transfert automatique de vos photos depuis votre smartphone vers votre ordinateur.
- Suppression automatique des doublons: Vous pouvez utiliser un logiciel pour supprimer automatiquement les fichiers en double sur votre ordinateur.
Étape 5 : Partager vos fichiers
Le workflow vous permet de partager facilement vos fichiers avec vos proches.
Vous pouvez partager des liens vers vos fichiers ou envoyer les fichiers directement par e-mail.
Voici quelques conseils pour partager vos fichiers :
- Utilisez
des services de cloud storage (stockage Cloud) :
Les services de cloud storage vous permettent de partager facilement vos fichiers avec vos proches. Vous pouvez créer des liens vers vos fichiers ou les envoyer directement depuis le service.
- Envoyez
des fichiers par e-mail :
Vous pouvez envoyer des fichiers par e-mail à vos proches. Cependant, il est important de noter que la taille des fichiers est limitée par la plupart des services de messagerie électronique.
Conclusion
En suivant ce guide pratique, vous pouvez créer un workflow simple et efficace pour gérer vos fichiers numériques.
Cela vous permettra de gagner du temps, de réduire le stress et de protéger vos données précieuses.
N'oubliez pas que le workflow est un outil vivant. Vous devez l'adapter à vos besoins et à vos habitudes de travail. N'hésitez pas à le modifier si nécessaire.
Avec un peu de pratique, vous serez en mesure de maîtriser vos fichiers numériques et de profiter pleinement de vos photos, de vos documents et de vos musiques.
