Ce n'est pas facile ni évident de s'organiser.
C'est un travail ingrat qu'on n'a pas envie de faire parce qu'il n'est pas indispensable au début. C'est quand les problèmes s'accumulent qu'on ne retrouve plus rien qu'on se dit "ah ! si j'avais su ! ah ! j’aurais dû !..."
Je vous propose des méthodes qui fonctionnent vraiment pour vous, quelques que soient les particularités de vos problèmes de rangement et d'organisation à résoudre.
Il faut connaitre les outils de recherche, de repérage, de tri, de rangement
Vous êtes devant une masse de mails, vos mails.
Quels sont vos besoins de recherche ?
Rappelez-vous la dernière fois que vous avez eu besoin de retrouver un mail. Vous avez fait défiler tous les mails pour les examiner un par un ?
Comment auriez-vous pu isoler les mails à rechercher ? par le nom de l'expéditeur ou du destinataire ? par le titre du mail ? par les mots de son contenu ? par les dates ?
Quels sont vos besoins de repérage ?
Quels mails aimeriez-vous distinguer plus facilement des autres ?Comment les repéreriez-vous ? par le nom de l'expéditeur ou du destinataire ? par le titre du mail ? par les mots de son contenu ? par les dates ?
Quels sont vos besoins de tri ?
Exactement de la même façon de pour rechercher ou repérer, quels sont les tris de mails qui vous seraient utiles ?
Quels sont vos besoins de rangement ?
Ranger, c'est bien. C'est surtout rassurant parce qu'on ne voit plus rien traîner.
Mais est-ce la "bonne" méthode ?
Si, quand on cherche un mail, on passe plus de temps à rechercher où on l'a rangé, c'est raté !
Ranger peut et est souvent contre-productif.
On passe souvent du temps à ranger et encore plus de temps à se rappeler où on a rangé.
On passe souvent du temps à ranger et encore plus de temps à se rappeler où on a rangé.
Quand ranger est utile ?
Si une grande quantité de mails, sur un sujet donné, noie votre boite de réception, les ranger à part pour les consulter uniquement quand on en a besoin ne peut que vous aider :
- à alléger votre boite de réception pour permettre de mieux voir les autres messages
- à regrouper une catégorie particulière de mails à un endroit où il sera facile de les consulter
Quand ranger est nuisible ?
Si ranger vous conduit à éclater des mails dans de multiples endroits, il est probable que vous aurez du mal à les retrouver.
Pourquoi, alors, ne pas les laisser dans la boite de réception et utiliser les techniques de recherche, de repérage, de tri pour les retrouver facilement.
- vous gagnerez du temps en rangement
- vous garderez sous les yeux les mails à suivre
- vous les retrouverez facilement par les repères et les recherches
Enfin, n'oubliez pas qu'une organisation doit pouvoir évoluer
L'organisation que vous mettez sur pied aujourd'hui dépend de votre correspondance et de vos activités d'aujourd'hui.
Votre correspondance et vos activités évolueront. Votre organisation devra elle aussi évoluer.
Si vous adoptez des structures lourdes et rigides, vous aurez du mal à les faire évoluer.
Si vous privilégiez des recherches, des tris simples, vous n'aurez aucun mal à les faire évoluer.
Pour s'organiser, il ne suffit pas d'appliquer une recette toute faite, il faut chercher à identifier ses besoins
Répondre à toutes les questions soulevées ci-dessus ne se fait pas en appliquant une recette unique.Chaque personne a :
- un contenu de messagerie particulier, propre à ses activités et sa façon de correspondre
- une façon de traiter ses courriels particulière
Découvrir les caractéristiques du contenu de sa messagerie n'est pas évident.
C'est en appliquant des recherches, des tris qu'on peut faire apparaître ces caractéristiques :
- caractéristiques quantitatives : quelles sont les grandes masses de courriels les plus volumineuses
- caractéristiques qualitatives : quels sont les mails qu'on veut surveiller de prés, les garder sous les yeux même après les avoir lus.
Le but de l'utilisation manuelle des outils de recherche, de tri, de repérage, de rangement, c'est de s'exercer, manipuler ses mails, voir les effets produits
Chercher manuellement d'abord les méthodes pour gérer le plus efficacement possible sa boite de réception et ses mails envoyés
- avoir le meilleur résultat possible, c'est-à-dire retrouver le plus rapidement possible ce que l'on cherche
- en y passant le moins de temps possible
La succession de des 11 exercices ont une logique : celle de découvrir et mettre en pratique d'abord manuellement des manipulations de recherche, de tri, de repérage, de rangement des mails avant de les automatiser par des filtres.
En effet, vous ne pourrez pas avoir une idée de l'organisation de vos mails si vous n'avez pas pratiqué AVANT ces manipulations de recherche, de tri, de repérage, de rangement (archivage quand c'est nécessaire) .
Ce n'est qu'avec cette pratique que vous vous rendez compte :
- des différentes catégories de mails reçus et envoyés,
- des possibilités de les gérer dans votre boite de réception
- des fonctions de recherche
- du repérage avec les marquages importants (ou non)
- du repérage avec les étoiles et icônes
- de l'attribution d'étiquettes
- des choix à faire d'utiliser ou non ces outils en fonction de ce qu'ils vous apportent
Autrement dit, la mise en pratique des outils n'a de sens qu'au vu du résultat qu'ils vous permettent d'obtenir avec le contenu de votre messagerie.
Aucune solution n'est bonne ou mauvaise en soi !
Il n'y a que des solutions qui vous conviennent et d'autres non.
Ensuite, et ensuite seulement, vous pouvez automatiser ce qui, vous en êtes maintenant sûr, va vous être utile
Une fois que vous avez défini les pratiques qui vous sont les plus utiles, celles qui vous permettent de voir clair dans votre messagerie, de retrouver rapidement ce que vous cherchez, de mettre de coté, en archivage, ce qui doit l'être, et que vous gardez une vision immédiate et claire de vos messages pour en assurer un suivi intuitif, vous pouvez passer à la phase d'automatisation avec les filtres.
Cette automatisation, au chapitre 9, indique que les méthodes de création des filtres sont l'objet de l'article " "Faire de l'hygiène avec les filtres dans votre messagerie". Deux vidéos de démonstration vous guident.
Expériences vécues : le travail réalisé et les difficultés rencontrées
Ce que vous avez réalisé avec vos comptes Google :
- contrôle de compte Google identique sur tous vos appareils
- correction quand ce n'était pas le cas
- suppression des comptes Google inutilisés qui ne font que créer des risques d'erreur et consomment de la mémoire et de la batterie (Google et votre smartphone les synchronisent pour rien)
- vous avez importé sans difficulté particulière vos messageries dans Gmail
- vous aviez le choix entre :
- synchroniser en copie les deux messageries
- transférer tous les messages dans Gmail
- sauf Yahoo qui bloque l'exportation de sa messagerie (ce qui est pourrait être condamné avec les nouvelles lois européennes protégeant les données personnelles. En effet, vous êtes propriétaire de vos données et vous devez pouvoir en disposer comme bon vous semble !)
- Il faut dire que Yahoo revendu et déprécié à la suite des nombreux pillages des données personnelles, piratages et fuites d'usagers a de nombreuses (et mauvaises) raisons de tout faire pour empêcher ses utilisateurs de le quitter.
Nous avons découvert Gmailify qui facilite la synchronisation entre Gmail et d'autres messageries vous appartenant
Gmailify est apparu en 2016, et prend maintenant plus d'importance pour répondre, entre autres aux rétentions de messagerie comme celle que pratique Yahoo!.
Je n'en avais pas parlé dans mes articles (je vais les mettre à jour : tout évoluant sans cesse).
Cet outil fonctionnant via l'application sous Android est destiné à travailler avec les messageries Yahoo!, Outlook, Hotmail et Orange et uniquement elles.
Le but de Google est évidemment d'attirer un maximum d'internautes à utiliser les puissantes fonctionnalités de Gmail (recherche, conversation, annulation de l'envoi du message etc..)
Les avantages du regroupement dans Gmail sont nombreux et importants :
- centralisation de l’ensemble de vos e-mails des différentes messageries
- protection efficace antispam de Gmail (à surveiller quand même)
- tri automatique des e-mails en fonction du type (social, mises à jour, promotions) (qui ne m'a pas convaincu)
- recherche plus rapide, pratique, avec des recherches simples ou des opérateurs de recherche avancée
- notifications améliorées et sélectives sur les appareils mobiles lors de l’arrivée de nouveaux messages
et l'article " "Gmail, c'est la messagerie la plus pratique et puissante elle peut regrouper toutes vos adresses" où j'explique ce regroupement des adresses, deux choix sont possibles :
- intégrer une autre messagerie en transférant tous les messages dans Gmail (l'autre messagerie se vide même si vous utilisez encore son adresse)
- établir une simple synchronisation entre Gmail et l'autre messagerie ('autre messagerie garde et accumule les messages)
A quoi sert vraiment Gmailify
Le service Gmailify correspond à la deuxième option.
Google explique son fonctionnement dans cette courte vidéo de 33 secondes : https://youtu.be/MU3YuvNRhVY
Dans les faits la synchronisation entre Gmail et Outlook ou Yahoo Mail provoque des effets bizarres dans les dernières.
Les libellés de Gmail ne sont pas reproduits à l'identique dans les autres messageries.
Les libellés de Gmail ne sont pas reproduits à l'identique dans les autres messageries.
En fait, Gmailify devrait servir pour utiliser Gmail à la place de votre ancienne messagerie, mais pas pour retourner à l'utilisation de votre ancienne messagerie. Si votre décision était de reprendre l'utilisation de celle-ci, le plus simple sera de supprimer la liaison Gmailify et changer le mot de passe de votre messagerie pour en supprimer l'accès à Google.
Conclusion de ce travail sur Gmail
C'est la partie la plus difficile et qui exige le plus de travail.
Si vous avez eu des difficultés, je vous propose de :
- reprendre la progression des 11 exercices pour ceux qui n'ont pas pu les mener jusqu'au bout.
- me faire part de vos difficultés, de vos blocages, mais aussi de vos succès
- de faire les choix d'organisation qui vous sont les plus utiles et efficaces
