Un agenda c'est très utile !Mais à quoi exactement ?
Quand on se pose la question de passer d'un agenda papier à un agenda informatisé accessible depuis son smartphone, sa tablette, son ordinateur et tous les ordinateurs où on pourra se connecter avec son compte Google, on s'aperçoit qu'on gagnerait énormément à être plus systématique, plus organisé et aussi plus inventif pour profiter au maximum de ce merveilleux outil.
Emploi du temps, planning, agenda, tâches à gérer, événements à mémoriser, alertes à programmer, renseignements à utiliser au bon moment...
Comme pour tout outil, il faut savoir ce qu'on peut faire de son agenda et ce qu'il ne peut pas faire correctement
Tenir un agenda n'est pas une activité épisodique, désordonnée ou sans suite. Sans une utilisation systématique, votre agenda ne vous servira pas à grand-chose.
Tenir un agenda est un investissement de temps et d'efforts.
Il faut qu'en retour, ces efforts soient "payants", qu'ils vous fassent gagner plus de temps et économiser plus d'efforts qu'il ne vous en coûte de le renseigner.
Soyons clair : si votre journée ne contient aucune (ou très peu) d’événements fixés dans le temps, peu ou pas de rendez-vous, peu ou pas de dates à se souvenir pas besoin d'agenda !
Vous ne prendrez jamais la peine de le consulter si vous n'en avez que peu besoin.
Ne perdez donc pas de temps avec.
Si par contre,
- vous voulez libérer votre mémoire pour l'utiliser à un meilleur usage
- avoir toujours sous la main un récapitulatif clair de vos rendez-vous, activités, engagements,
- ne plus les rater, et ne plus programmer plusieurs choses en même temps,
- avoir aussi des informations faciles à retrouver pour le futur comme dans le passé
Ce qui est propre à l'agenda et ce qui ne l'est pas
L'agenda, par principe, est construit sur une grille horaire.
Il s'agit donc d'ancrer toutes les informations qu'on y inscrira à des dates et à des heures.
Évident non ?
Pas vraiment. Prenons l'exemple de la nécessité que j'ai d'acheter un parapluie avant d'aller voyager dans une région où l'herbe est toujours très verte.
Je sais que je dois partir le 15 octobre.
Je pourrais inscrire le 15 octobre "Avoir acheté mon parapluie"... sauf qu'il sera trop tard.
Je pourrais inscrire "Acheter mon parapluie" le 10, le 11 ou le 12 ainsi de suite ...
Bref. Ne s'agit pas d'un événement daté, même si le 15 octobre il doit avoir été réalisé.
Il s'agit d'une tâche à faire dont je peux programmer la réalisation à partir d'une certaine date, mais qui peut glisser de jour en jour, jusqu'au 15 octobre.
L'outil à utiliser n'est donc pas "directement" l'agenda, mais le gestionnaire de tâches.
Ce qui n'empêchera pas ce gestionnaire de tâches de faire apparaître la tâche à faire dans l'agenda et de notifier des alertes. Tant que je n'aurai pas pointé cette tâche comme réalisée, elle réapparaîtra.
Alors qu'un rendez-vous de l'agenda n'aura pas ce fonctionnement.
Donc :
- réservons à l'agenda les événements ponctuels, repérés dans le temps et
- utilisons un gestionnaire de tâches comme pense-bête des choses à faire sans obligation d'être réalisées à un moment programmé à l'avance
Il y a encore un troisième mode d'organisation des tâches et des activités programmées dans le temps.
C'est la planification de projets dont la forme la plus classique est le diagramme de Pert où les activités d'un chantier, par exemple, sont représentées dans leur déroulement dans le temps avec leurs liens d'interdépendance. L'approvisionnement et la présence du personnel adéquat devant être réalisés à telle date pour permettre le début d'un travail, par exemple.
Pratiquement, votre agenda et votre gestionnaire de tâches remplaceront : un agenda papier (ou des agendas papier), des post-its, et pense-bêtes éparpillés partout
Pour :
- noter les périodes de vacances ou autres où vous serez ailleurs, notez les activités programmées Objectif : Mémoriser, visualiser, gérer votre emploi du temps.
- notez les rendez-vous pour y penser. Objectif : être alerté pour s'en souvenir.
- notez les renseignements associés à un rendez-vous comme l'adresse (qui permettra de lancer Gmail directement pour vous tracer le trajet et sa durée), le code de la porte d'entrée, et même des notes personnelles pour préparer ce rendez-vous ou en conclusion de celui-ci) Objectif : Associer tous les renseignements utiles pour qu'ils soient disponibles au bon moment et faciles à retrouver.
- noter un événement non programmé dont vous voulez vous souvenir. Objectifs : en garder la trace sur le long terme et en cas d’événements répétitifs pouvoir reconstituer l'historique.
- programmer des événements répétitifs par exemple, entretien périodique de matériels, renouvellements de médicaments. Objectif : gérer la périodicité d'actions répétitives.
- partager votre agenda (ou un de vos agendas) permettra à la personne avec qui vous le partager de coordonner ses activités avec les vôtres. Objectif : s'entendre, en temps réel, pour organiser des activités communes. (Un agenda spécifique à une organisation synchronisé avec ses acteurs est très utile)
- à partir d'un message reçu dans votre boite mail, Gmail, sur ordinateur, vous permet de "créer un événement" dans votre agenda en intégrant automatiquement le mail en note, en inscrivant les correspondants en "invités" de l’événement. Vous n'avez plus qu'à compléter pour programmer une réunion, par exemple. Objectif : Organiser des réunions à partir de mails.
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