Formidable !
Mais cela peut devenir vite envahissant et insupportable pour moi.
Mais cela peut devenir vite envahissant et insupportable pour moi.
Jusqu'à ce que je me concocte une astuce qui me permettent de :
- n'être alerté que par les mails qui en valent la peine
- mettre en réserve les autres pour les gérer en bloc, tranquillement plus tard
C'est cette astuce, cette organisation que je partage avec vous ici pour que vous puissiez aussi en profiter.
Il y a des mails que je veux voir le plus tôt possible et d'autres dont je m'occupe à la mi-journée ou le soir
Les mails ne nécessitant pas de prise en compte ni de réponse rapide :
Les messages qui ne doivent pas me déranger dans la journée sont les messages de type commercial ou d'information générale.
Je ne parle pas des Spams qui sont le plus souvent filtrés ou des mails auxquels je me désabonne, car je n'y vois plus d'intérêt.
Non. Je parle :
- des annonces ou messages que je veux suivre sans pour autant les lire tous
- certains commerçants m'envoient de la publicité en même temps que mes suivis de commandes et les factures
- d'autres institutions m'envoient des nouvelles importantes noyées dans des informations routinières sans intérêt pour moi
- il y a aussi des informations commerciales que je ne consulte qu'à certaines périodes de l'année
Ces mails peuvent être très nombreux et il vaut mieux les parcourir tranquillement sur son ordinateur plus tard.
Parmi eux, il y en a d'importants.
Pas urgents, mais importants comme :
- des informations de spectacles intéressants,
- d'offres commerciales particulières
- de factures ou d'annonces de livraison
- d'annonces ou d'alertes administratives
- des informations journalistiques, etc...
Ce mélange est plus facile à trier tranquillement, sur mon ordinateur, tablette ou smartphone mais à tête reposée.
Et les mails qui ne sont pas aiguillés vers la corbeille ?
Les mails à prendre en compte rapidement arrivent donc, seuls, sur mon smartphone avec de plus rares et judicieuses notifications
Je peux ainsi les gérer efficacement.
Comment filtrer les mails à aiguiller vers la corbeille
Les filtres de Gmail permettent :
- d'affecter aux mails des marqueurs d'importance
- d'appliquer des libellés
- de les supprimer c'est-à-dire, les envoyer à la corbeille
L'astuce consiste donc à utiliser la corbeille comme un sas très pratique
Cette corbeille-sas fait que les mails concernés :
- ne me dérange plus sur mon smartphone mais je peux les consulter si nécessaire dans la corbeille
- resteront dans ma corbeille largement suffisamment longtemps (30 jours) pour que j'ai le temps de :
- les trier -> vous les survolez facilement
- récupérer ceux qui vous intéressent --> clic droit "Placer dans la boite de réception"
- purger les autres --> "Vider la corbeille" d'un seul coup toute la corbeille se vide (Attention ! c'est définitif.)
Je fais d'ailleurs ce tri suffisamment souvent, avant d'être débordé par le nombre de mails qui s'y accumulent.
Ces 3 actions : trier + récupérer + vider d'un seul coup tout le reste, sont simples et efficaces, associées au fait que ces mails ne déclenchent plus de notifications sur mon smartphone.
Quoi demander de mieux ?
Voici comment faire sur mon ordinateur pour programmer les filtres :
- quand on reçoit un message du type de ceux qu'on veut filtrer pour le supprimer c'est-à-dire l'envoyer directement à la corbeille de la messagerie (pas de l’ordinateur !)
- si on veut créer un filtre à partir d'un message existant déjà dans la boite de réception de la messagerie
on sélectionne donc le message.
 |
| Un menu intéressant |
et on choisit "Filtrer les messages similaires"
Il faut alors choisir les critères de filtrage :
Ces critères de filtrage peuvent être soit :
- l'adresse de l'expéditeur (ou une partie de celle-ci)
- soit des mots dans l'objet du message
- ou autres
Puis :
On peut faire appliquer aux messages filtrés un libellé pour classer ses messages par catégorie.
Si on coche "Supprimer" les messages filtrés iront directement à la corbeille.
Cela n'empêchera pas de les consulter en "fouillant" rapidement cette corbeille avant de la vider.
Cela n'empêchera pas de les consulter en "fouillant" rapidement cette corbeille avant de la vider.
Mais le gros avantage est que tous ces messages ne seront pas envoyés vers mon Smartphone.
N'oubliez pas de cocher aussi "Appliquer également le filtre aux x messages déjà présents dans votre boite" (si c'est votre souhait).
Vérifications :
- vérifiez que les mails que vous souhaitez regrouper dans la corbeille en les supprimant y vont bien
- ajoutez les filtres au fur et à mesure que vous détectez un expéditeur de mails dont vous ne souhaitez pas recevoir les mails en direct, mais plutôt au travers de votre corbeille-sas.
Que pensez-vous de cette astuce ?
Ne vous aide-t-elle pas à traiter vos mails en deux temps : un rapide et l'autre plus tranquillement ?
Cela devrait vous aider à être plus efficace si vous avez des mails assez nombreux.
Je suis à l'écoute de vos questions, avis et propositions... ou autres astuces !
Merci.
Pierre.
