Pourquoi trier, ranger, ordonner, organiser vos mails puis vos notes et articles qui vous intéressent ?Pour pouvoir les retrouver quand on en a besoin bien sûr !
Sinon, on les supprime immédiatement.
L'intérêt de prendre des notes, d'enregistrer les adresses d'articles est de les reprendre rapidement au lieu de perdre du temps à effectuer une nouvelle recherche sur internet.
Voici 5 façons d'organiser mails, liens et notes :
- les méthodes 1 et 2 sont les plus simples, adaptées à un petit nombre d'informations
- les méthodes 3, 4, 5 sont plus complètes. Elles nécessitent plus de travail d'organisation et de maîtrise des applications, mais elles permettent de traiter efficacement un grand nombre d'informations
Quelle organisation vous conviendra le mieux ?
Toutes les organisations ne se valent pas.
Les plus efficaces sont celles qui sont les plus adaptées à vos besoins, vos usages et la quantité d'informations à ranger :- celles qui vous prennent le moins de temps à entrer les informations
- et qui permettent de retrouver l'information le plus vite
1°) Vous pouvez mettre un lien en favori (sur ordinateur) ou sur votre écran de smartphone :
Avantage :
- c'est rapide et facile
- ce n'est valable que pour un petit nombre d'adresses. Sinon, vous aurez beaucoup de mal à les retrouver
2°) Vous pouvez copier-coller le lien dans un document où vous classez par thèmes les articles intéressants :
Avantages :
- cela permet de constituer des documents structurés par chapitre où, par thème les liens sont regroupés et donc plus faciles à retrouver
- ces documents peuvent être facilement repris, partagés et remaniés
- en le mettant sur le Cloud il est accessible sur tous vos appareils
Inconvénient :
- c'est encore un lieu de stockage de plus
- avec les risques de pertes de ce document
- il faut faire vivre ce document constamment sinon, en l'oubliant dans un coin de votre ordinateur, vous ne le retrouverez plus
3°) Organisez votre messagerie comme centre de rangement manuellement et automatiquement de vos mails
Avantages :
- vos mails, sources de vos informations "entrantes" et "sortantes" sont une mine de renseignements sur ce qu'on vous a écrit et sur ce que vous avez communiqué.
Les ranger pour les avoir à disposition est donc d'autant plus utile que ces renseignements sont importants - en rangeant tout au même endroit, vous retrouverez plus facilement ce que vous cherchez avec le système de classement que vous avez adopté ou avec le très efficace moteur de recherche de Gmail
Inconvénients :
- s'organiser prend toujours du temps mais surtout de la réflexion.
En fait, il faut prévoir :
- une période d'observation et d'analyse de ses flux de communication qui vous écrit, à qui vous écrivez, sur quels thèmes, quels volumes sont concernés, quelle est l'urgence de répondre...etc
- une période de structuration où on se créé des dossiers et des repères par thèmes et urgence de priorisation
- une dernière période où on met en place des classements automatiques par filtres à partir de ses observations précédentes
Si vous avez organisé votre messagerie Gmail comme je vous l'ai conseillé dans mes précédents articles (et si vous avez l'utilité de cette organisation), vous allez pouvez en profiter.
Je vous rappelle comment s'organiser avec Gmail manuellement et automatiquement :
Une messagerie comme Gmail est un vrai centre d'organisation.
"Gmail, c'est la messagerie la plus pratique et puissante elle peut regrouper toutes vos adresses"
Vous pouvez retrouver très facilement des mails dans la boite de réception avec le moteur de recherche de Gmail :
Rangez en regroupant les mails spécifiques dans des dossiers virtuels
("archivés", ces mails restent disponibles dans Gmail, seule une étiquette, un label, les différencie et ils ne figurent plus dans la boite de réception)
Changer leur étiquette, c'est ainsi changer le dossier (virtuel) de destination.
Vous pouvez ainsi ranger vos mails dans différents dossiers adaptés à vos usages.
Programmez des rangements automatiques avec des mots-clés
L'outil de rangements automatique le plus pratique, ce sont les filtres :
"Faire de l'hygiène avec les filtres dans votre messagerie"
Il suffit que vous receviez un mail avec un mot-clé dans le titre et que vous ayez programmé un filtre.
Ce filtre va reconnaître ce mot-clé et archiver directement votre mail dans le dossier virtuel correspondant.
Mais, ces mails intéressants, rangés avec des mots-clés : qui va vous les envoyer ?
Vous-même !
Utilisez le partage que j'ai décrit plus haut pour vous envoyer les liens des sites que vous voulez mémoriser et retrouver facilement : utilisez Gmail pour classer vos notes perso. !
4°) Envoyez-vous des mails d'une adresse à une autre pour classer vos notes, les liens de sites...etc dans Gmail
Profitez de l'organisation de votre messagerie expliquée au paragraphe précédent pour organiser par thème vos notes, les liens de sites, les copies de documents etc...
Avantages :
Vous avez, par exemple une activité "Chorale".
Avantages et inconvénients
Avantages :
- ranger tout au même endroit permet de concentrer ses recherches
- en utilisant la structure de rangement que vous avez mis en place pour vos mails vous en profitez pour classer de façon homogène vos documents
- retrouverez plus facilement ce que vous cherchez avec le système de classement que vous avez adopté
- le moteur de recherche de Gmail est un outil fantastique pour faire des recherches très pointues par mots-clés, par date
- le stockage de ces données dans le Cloud permet :
- d'avoir une sauvegarde automatique sûre
- d'avoir un accès sur tous vos appareils
- aucun. Je n'en vois pas !
- pour être complet, on doit ne pas oublier que les données sont stockées sur les serveurs américains de Google ce qui peut soit laisser indifférent, soit inquiéter et provoquer des refus à court ou à long terme
Exemple :
Vous avez, par exemple une activité "Chorale".
Vous avez déjà programmé des filtres qui aiguillent tous les mails ayant provenant des vos partenaires de chorale dans le dossier virtuel "Chorale".
Programmez aussi un autre filtre qui teste si le titre des mails reçus contient le mot "chorale" et si oui, programmez ce filtre pour qu'il aiguille ces mails dans le même dossier virtuel "Chorale".
Il vous suffira de vous envoyer :
- des photos
- des liens de site (avec la commande "Partagez" expliquée en début d'article)
- des documents en "copier-coller"
- des mails transférés... etc
à votre adresse mail pour que Gmail classe directement ces mails dans le bon dossier.
Comme Google vous permet d'utiliser 15 Go avec Gmail, Drive et ses outils vous avez de la place tant que vous ne stockez pas des vidéos ou des musiques que prennent beaucoup de mémoire.
5°) Il y a des applications qui peuvent stocker vos notes, vos articles, vos documents :
Avantage :
- Vous pouvez gérer très finement et efficacement une très grande quantité de données
Inconvénients :
- il faudra charger encore une application de plus
- il faudra apprendre à vous servir d'une nouvelle application spécifique
- cela fera un nouvel endroit de stockage en plus à ne pas oublier
EverNote et OneNote sont pour moi, les meilleurs outils de prise de note. Voici comment les utiliser.
Le Keep cherche à les rattraper.
Le smartphone comme la tablette se montre très utile pour la prise de notes que l'on récupère et utilise ensuite facilement sur son ordinateur.
